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Le secrétariat externalisé : kesako ?

kesako

Les instruments de la bureautique moderne associés aux TIC ont profondément modifié nos conditions de travail et notre quotidien professionnel. En témoigne l’externalisation croissante de certaines fonctions : les activités sont, en totalité ou en partie, délocalisées des bureaux de la société.
Le travail se pratique alors « à distance ». Ce concept peut s’appliquer à de nombreux métiers, à commencer -aussi surprenant que cela puisse de prime abord paraître par celui de secrétaire-assistant. C’est en tout cas l’idée développée par deux jeunes entrepreneurs. Pari réussi : leur entreprise fête ses 1 ans et est déjà bénéficiaire, voilà qui remet du baume au cœur dans la morosité ambiante. Rencontre avec Franck Guillo et Corinne Duval, cofondateurs et gérants de la société Verytance, spécialisée dans le télésecrétariat.

Entreprise-et-droit : Utiliser l’expression de « secrétaire à distance » pour votre entreprise, est-ce correct ?

Franck Guillo : Oui, du moment que vous ne nous qualifiez pas de secrétaires virtuels ! Le travail effectué est réel et nous réalisons toutes les tâches attendues d’un assistant.
Notre particularité réside en fait dans une idée fondatrice, le partage, et dans le recours aux outils spécifiques de la bureautique pour servir cette idée. Le partage car nous travaillons pour plusieurs entrepreneurs et libéraux qui nous sollicitent en fonction de leurs besoins (qui sont parfois seulement de quelques heures par semaine, voire par mois). Les outils ce sont les TIC qui permettent de communiquer sans cohabiter professionnellement.

E&D : Sans cohabiter ?

FG : Peu importe la domiciliation de nos clients. Par exemple, nous avons déjà travaillé avec une société établie à Cayenne. En ce moment, l’un de nos clients est en Isère.

E&D : Concrètement, que proposez-vous à vos clients ?

Corinne Duval : Tout l’éventail de compétences que possède une secrétaire qui serait embauchée par un employeur et travaillerait dans ses locaux.
Nous faisons de la création, rédaction et mise en page de documents ; nous nous occupons des courriers, comptes rendus, contrats ; nous concevons les cartes de visites et de vœux ; nous travaillons sur les brochures, tableaux de tarifs, affiches, faire-part ; nous réalisons les tableaux, graphiques ; nous créons et mettons à jour les bases de données ; nous effectuons du publipostage, de la mise sous pli et, bien sûr, de la retranscription de fichiers manuscrits ou audio. Tout cela grâce à la maîtrise des grands logiciels.
Pardonnez cet inventaire à la Prévert mais il permet de souligner que la distance n’oblige nullement à rogner sur certaines compétences et connaissances.
FG : J’ajoute que nous avons acquis quelques spécialités, comme le secrétariat médical ou comptable.

E&D : Justement, y a-t-il un profil type de vos clients ?

FG : Non, pas vraiment. Nos prestations varient selon leurs attentes et leurs besoins. Souvent nous intervenons pour gérer des tâches qu’ils ne veulent pas ou n’ont pas le temps de traiter.
C’est vrai que nous effectuons beaucoup de travail de frappe mais les activités sont bien plus diversifiées. Je pourrais ici citer un de nos clients qui souhaite que nous traitions son courrier et pour lequel nous nous déplaçons régulièrement à sa boîte aux lettres. Pour un autre, nous servons d’interface administrative (avec les impôts et le Garp essentiellement). D’autres nous demandent de faire un pointage quotidien de leurs activités bancaires. Nous assurons également une fonction de standard, soit quand un chef d’entreprise est en réunion, soit pendant une semaine quand il est en vacances.
Comme je vous le disais, il n’y a pas de profil type de nos clients. Cela va de la moyenne structure qui cherche de l’aide pour un recouvrement à la petite société aux besoins plus vastes.
CD : Finalement, leur seul point commun serait qu’ils ont tous besoin d’un secrétaire mais pas d’un secrétaire à plein temps.

E&D : Est-ce vraiment intéressant pour une entreprise ?

CD : Bien sûr. Nos clients économisent sur les charges salariales et sociales ainsi que sur leurs équipements et leurs locaux. De toute façon nous facturons à l’heure, les factures étant divisibles au temps effectivement passé. Dans tous les cas, nous procédons à une estimation préalable car nous ne voulons pas que le client ait de mauvaise surprise.
FG : Sur le plan pratique, les entreprises peuvent se consacrer à leurs clients et à leur métier sans se laisser envahir par les tâches administratives et l’accueil téléphonique.

E&D : Travaillez-vous uniquement de chez vous ?

FG : Non, même si nous sommes équipés en conséquence. Nous travaillons parfois à distance, parfois sur site. Tout dépend du client, de son degré d’exigence en matière de confidentialité. Par exemple, certains clients ne veulent pas faire sortir des documents qui ont un caractère secret.

E&D : Quels sont vos règles et principes en matière de confidentialité ?

FG : Nous avons une charte à ce sujet : nous nous engageons à une parfaite discrétion et gardons pour nous toute donnée confidentielle à laquelle nous aurions pu avoir accès. Cette charte est consultable librement sur notre site et nous la communiquons à tous nos nouveaux clients.

E&D : Pour une jeune entreprise, vous semblez déjà bien mûrs.

FG : C’est vrai que Verytance a tout juste 1 an puisqu’elle a été créée le 1er septembre 2007 mais nous y pensions depuis longtemps puisque la première fois que j’en ai eu l’idée c’était il y a 10 ans alors que je travaillais dans un cabinet d’expertise-comptable. Je constatais déjà que la demande provenant des TPE-TPI était très importante mais le domaine du secrétariat externalisé était encore peu développé.
Avant de nous lancer avec Corinne, nous avons préféré nous assurer d’avoir bien défini l’objet de notre future société et commencé à démarcher les potentiels futurs clients. Pas question de partir à l’aventure sans avoir préparé un minimum nos dossiers avant.
CD : Les résultats sont là : nous sommes bénéficiaires. Nous venons de faire le bilan, il est positif. Certes, ce ne sont pas encore des marges que l’on peut qualifier d’impressionnantes mais cela nous conforte dans l’idée que nous avions et la manière dont nous l’avons mise en œuvre.

E&D : Comment vous faites-vous connaître ?

FG : Nous avons dès le départ effectué un important travail en ligne. Notre site internet, nous l’avons voulu clair et lisible. Et puis nous appartenons à un club de jeunes entrepreneurs, nous nous rendons régulièrement sur des rencontres entre professionnels.
Récemment, nous avons participé à un speed business meeting® co-organisé par la CCIP 94 et la Chambre de métiers du Val de Marne : deux entrepreneurs se rencontrent et discutent pendant 2 minutes. C’est un exercice très difficile que de présenter toute la palette de ses activités en si peu de temps mais c’est aussi très motivant. J’aime ma boîte et, croyez-moi, deux minutes pour la défendre cela oblige à se dépasser.
Bien sûr j’y ai rencontré des personnes avec lesquelles je ne vais sans doute jamais travailler… pourtant cela participe à une vraie émulation entre entrepreneurs.

E&D : Une dernière question : que signifie Verytance ?

FG : Véritable assistance. C’est un peu du franglais mais nous l’avons choisi parce que ce nom sonnait bien et que les gens le retiennent. Et ça aussi c’est, avec le travail, une des clefs de la réussite.