Depuis l’apparition de la GED, la consommation en papier a été considérablement réduite. En effet, ce mode de gestion rend plus efficace l’exploitation des documents et son rôle demeure important dans l’écosystème. Malgré ces avantages, la gestion électronique des documents comporte aussi des limites. Quels sont ces limites ? Et quelles sont les solutions à ces limites ? Nous étudierons principalement le cas d’Archiveco.
La GED : qu’est-ce-que c’est ?
On peut définir la Gestion Electronique des Données comme l’ensemble des techniques permettant la gestion de documents entrants, sortants ou en circulation au sein d’une entreprise. On fait donc intervenir dans ce système des matériels ou logiciels servant à exploiter ou à traiter les documents. Il peut s’agir par exemple de la création, l’archivage, le classement ou l’indexation des documents.
En bref, elle s’intéresse aux documents et aux données associées et contribue à l’optimisation de leur gestion et de leur exploitation par des moyens électroniques performants.
La GED présente ainsi plusieurs avantages. D’abord, elle rend l’information disponible pour tous, à tout endroit et à tout moment. Ensuite, elle limite l’utilisation des documents papier, pour éviter les pertes de données en cas d’incidents. La gestion électronique des documents sécurise l’accès aux documents. Les documents personnels ou sensibles ne sont donc pas accessibles à n’importe qui.
L’autre avantage de la gestion électronique des documents est la facilité dans la sauvegarde et dans la mise à jour de ceux-ci.
Les limites de la GED
Les enjeux de l’archivage numérique sont énormes. La gestion électronique des documents peut par exemple présenter des risques de fraude de documents : voilà pourquoi, en la matière, comme dans le domaine de l’archivage classique, il faut bien choisir son prestataire d’archivage. Mettre en place une gestion électronique des documents nécessite également une certaine capacité financière. Les coûts impliquent autant l’infrastructure technique que l’intégration des documents dans le système de dématérialisation.
Aussi, les utilisateurs de cet outil de gestion doivent-ils bénéficier d’une formation et d’un accompagnement lors de la mise en place de ce système. Cette formation nécessite l’application d’une nouvelle procédure ainsi qu’un investissement dans des outils et logiciels de qualité. Le choix de la plateforme de gestion électronique pour l’entreprise doit se faire selon la performance de celle-ci, afin d’éviter d’accélérer la recherche des données et améliorer l’indexation.
La solution aux limites de la GED
Même si ces limites restent un frein pour certaines entreprises, dans leur volonté d’opter pour la dématérialisation des documents, il y a quand même une solution pour pallier cela. Doté d’un certificat d’agrément d’archivages publics, Archiveco est la plateforme qu’il vous faut si vous êtes à la recherche d’une plateforme d’archivage rapide et efficace. Elle met à votre disposition des outils de qualité pouvant satisfaire au maximum ses clients. Ainsi, le processus interne de votre entreprise est sûr d’être optimisé.
Si vous vous demandez à qui confier la gestion de vos archives, ne vous faites plus de souci. Archiveco est en règle concernant les normes d’archivage. En effet, elle dispose d’une norme ISO 9001 et d’une norme NF Z 40-350 lui permettant d’exercer légalement ses activités. Elle se démarque des autres plateformes, surtout par son expertise et ses services de qualité. Ainsi, elle vous garantit des prestations de gestion électronique des documents qui respectent les normes qualitatives d’archivage fixées par des organismes certificateurs homologués.
Avec plus de 4 400 000 conteneurs en stock, Archiveco vous aide à dire adieu aux problèmes de stockage de documents. Vous pouvez donc facilement sauvegarder vos fichiers audio comme vidéos sur le site d’Archiveco en toute tranquillité. Son personnel bénéficie d’une formation continue sur les outils et logiciels utilisés.
La norme NF Z 40-350 dont elle dispose, la soumet à certaines conditions. Entre autres, Archiveco s’est engagée à garantir une prestation performante tout en respectant les lois et règlements en vigueur. Elle s’engage aussi à prévoir les risques de détérioration des archives en renforçant leur système de sécurité. Vous avez également droit à des informations actualisées et à une confidentialité absolue rigoureusement respectée par tout son personnel. La société prête également écoute à tous ses clients pour tous soucis de réclamations ou de corrections d’archives.