Dans quelle entreprise ne trouve-t-on pas de responsables qui délèguent des tâches ? C’est impensable de faire fonctionner une organisation quelconque sans cela. On ne peut pas y échapper. Pourtant, nous pouvons constater par notre propre expérience et par d’innombrables témoignages que déléguer ses tâches est une dure épreuve pour beaucoup de personnes. Certains hésitent très longtemps avant de la faire, d’autres le font rapidement et sans gêne, avec de mauvais résultats, et certaines personnes le font efficacement. Quels sont donc les secrets pour déléguer des tâches avec succès, sans mauvaise surprise plus tard ? Cet article veut être une aide à tous ceux qui veulent apprendre à déléguer leurs tâches.
Pourquoi déléguer ses tâches est si difficile ?
D’abord, pour trouver un remède, il est toujours astucieux de remonter à la racine du problème. Quelles sont les raisons qui empêchent les gens de déléguer des tâches ? La première est sans doute la peur. On a peur de déléguer ! Pourquoi ? Parce qu’on a peur de perdre du temps. En effet, déléguer est en soi une tâche assez pénible pour beaucoup de personnes et cela peut durer très longtemps (la délégation peut être un assez long processus, selon la nature des tâches à déléguer). Si le responsable est calculateur (trop calculateur), il pourrait penser qu’il éviterait une perte de temps colossale s’il faisait lui-même le travail. Puis, il y a la peur de perdre du pouvoir. Vous l’aurez compris, cette peur est mélangée à de l’égo, ce qui est chose courante pour un responsable ayant des subordonnées. Qui dit, délégation de tâche dit perte de contrôle dans certaines parties du travail. Puis, un obstacle majeur à la volonté de déléguer est aussi la crainte que cela soit inutile. Déléguer ses tâches n’efface pas les responsabilités. Si le travail est bâclé, il est fort probable que celui qui a délégué les tâches rencontre plus de problème que ses subordonnées. Alors pourquoi ne pas le faire soi-même pour éviter que cela n’arrive ? C’est assez compréhensible, mais ce n’est pas une raison suffisante pour ne pas déléguer. Si on résume tout cela, la raison principale derrière celles que nous venons de citer est le manque de confiance. C’est pour cela qu’on n’arrive pas à visualiser les avantages de déléguer ses tâches.
Les avantages de déléguer ses tâches
Il s’agit premièrement de gagner du temps. En déléguant des tâches à des collaborateurs, on peut consacrer plus de temps à faire une tâche précise dans l’entreprise ou l’organisation. Cela est d’autant plus intéressant si cette tâche est le cœur même du métier. Ainsi, il sera possible de repenser aux missions de l’entreprise, à l’élaboration de stratégie pour le long terme, à l’avenir de l’organisation. Cela permet de prendre du recul et donc de prendre des décisions qui s’accordent avec les missions et les visions. Celui qui délègue les tâches n’est pas le seul à profiter des bienfaits de cela. En effet, c’est un très bon moyen d’augmenter la motivation des collaborateurs. Ils se sentiront plus valorisés. En donnant des responsabilités plus ou moins importantes aux subordonnées ou collaborateurs, leurs motivations vont augmenter et leurs sentiments d’appartenance s’accroîtra. Puis, si on a assez d’humilité pour l’accepter, il se peut que d’autres personnes fassent mieux ! On est toujours tenté de penser que si le travail se fait par quelqu’un d’autre que soi, il sera sûrement mal fait. Mais les témoignages des cadres et chefs d’entreprises disent souvent le contraire. C’est toujours difficile au début, mais plus, on obtient de bons résultats, plus on obtient plus de satisfaction à déléguer les tâches. On s’y fait rapidement. Le plus dure c’est de commencer.
Les mauvaises raisons de déléguer
Déléguer ses tâches est une bonne chose pour le responsable en question, ses collaborateurs et l’entreprise en entier. Mais de quelles tâches exactement parle-t-on ? D’abord, il est bon d’expliquer ce qui n’est pas délégable. Premièrement, la responsabilité reste au responsable ! Si l’autorité est maintenue par celui qui délègue ses tâches (même s’il s’agit de son travail entier), tant que c’est lui qui commande, la responsabilité n’est pas transférée. Si jamais le travail n’est pas fini ou est mal accompli, ce sera sa responsabilité quand même aux yeux de son supérieur hiérarchique. Voici donc une petite liste de tâches que vous ne devriez pas déléguer ou peu : les tâches que votre supérieur a voulu que vous fassiez vous-même directement ; celles qui ne peuvent pas être effectuées par vos collaborateurs à cause de leurs manques de qualifications, celles qui a besoin de l’exercice de votre autorité en permanence pour être mené à bien (le travail sera lent et difficile si à chaque étape, on a besoin de votre autorisation). C’est une erreur aussi de déléguer une tâche juste parce qu’on s’ennuie à le faire ou uniquement parce qu’on est surchargé. En effet, de cette manière, les tâches attribuées ne correspondront pas aux compétences des collaborateurs. Le fait que c’est urgent n’est pas une bonne raison de déléguer. Il ne faut jamais oublier que la délégation de tâche doit toujours suivre un processus bien défini pour qu’elle soit efficace. Nous y reviendrons.
Pesez-vous les bonnes questions ?
Un bon manager n’est pas seulement quelqu’un qui ose et sait quelle tâche déléguer. C’est une personne qui arrive à discerner les bons et les mauvais moments pour déléguer des tâches à des collaborateur ou subordonnées. Comment font ces bons managers pour cela ? Ne vous inquiétez pas, personne n’a cela comme don inné. Ça s’apprend ! Il faut se poser quelques questions. Voici une liste non-exhaustive qui pourra aider. Premièrement, il faut se demander si le fait de déléguer cette tâche contribuera à faire impliquer d’avantage le collaborateur dans les activités de l’entreprise. N’oubliez pas, le but n’est pas de se décharger de tâche ingrates ou trop lourdes. C’est une manière de responsabiliser l’équipe ou le collaborateur en vue de cultiver le sentiment d’appartenance et le degré d’implication. Puis, il faut se poser la question : « cette délégation de tâche permettra-t-il la prise d’initiative de la part du collaborateur ? ». S’il vous faut encore décider de tout vous-même, à quoi bon déléguer ? Troisièmement, « à qui doit-on déléguer ses taches ?» C’est très important chaque personne dans l’entreprise a ses compétences, ses talents et capacités. Il revient au manager de détecter les bonnes personnes pour une tâche donnée. Une erreur d’attribution de tâche peut coûter du temps et de l’argent pour le réparer.
Comment déléguer avec efficacité ?
Pour savoir comment déléguer au travail efficacement, il faut être méthodique. Cette dernière partie de l’article est un peu la somme des parties précédentes. Si la raison pourquoi vous déléguez vos tâches n’est pas uniquement parce que vous être trop chargé ou que ce sont des tâches ingrates, il y a déjà un grand pas de fait. Beaucoup de cadres et responsable tombent dans ce piège. Allez-y étape par étape. Premièrement, supprimer la peur de déléguer, notamment en enlevant le manque de confiance envers vos collaborateurs. Puis, ayez l’habitude de visualiser les bienfaits de la délégation de tâches. Cela vous donnera plus envie de continuer à déléguer. Pour cela, pensez positivement aux résultats. Troisièmement, facilitez la prise de décisions chez ceux qui vont s’occuper de ces tâches. Si vous appliquez ces trois principes, vous êtes prêt à commencer à déléguer. Maintenant, que faut-il faire pendant l’exécution des tâches ? Il vous faut une bonne communication. Cela ne veut pas dire que vous devriez être présent dans tous les détails de l’activité. Il s’agit d’établir un bon suivi et surtout un appui adéquat aux collaborateurs pendant l’exécution des tâches. Tout le monde alors verra que vous êtes en train de mener un travail d’équipe.