Conseils importants pour la normalisation des bureaux

Un employeur est obligé de prendre des mesures adéquates afin d’assurer la sécurité et protéger la santé de ses salariés. Les dispositions du Code du travail envisagent un nombre important de contraintes qu’il faudra respecter afin que les locaux soient conforment aux normes en vigueur. Cette norme peut concerner un niveau sonore à ne pas dépasser, un éclairage minimal, un système d’aération conforme…

Les employeurs qui souhaitent aménager les locaux doivent prendre en compte les différentes normes en vigueur. Il est important que les sociétés respectent de nombreux textes en termes d’hygiène et de sécurité. La conception d’un bureau aux normes est très importante, car il se peut qu’un médecin du travail contacté par un salarié puisse visiter les locaux puis exiger par exemple l’installation d’aération d’un atelier ou une amélioration d’un éclairage d’un bureau. Le plus dangereux lorsque l’on exige une norme d’aménagement est qu’en cas d’accident de travail, la responsabilité des patrons peut être mise en cause.

Toutefois, respecter l’hygiène et la sécurité d’un local n’est pas la seule raison qui incite les dirigeants à optimiser la sécurité et l’hygiène des locaux. Le fait de bien aménager un bureau fait partie d’un outil de management puisqu’en optimisant l’aménagement des locaux, cela incite les salariés à se surpasser. On constate que les employés qui travaillent dans un environnement adapté arrivent à augmenter la productivité de la compagnie de 25 voire 30 %. Les sociétés qui disposent d’un budget important peuvent ainsi s’inspirer du projet d’envergure de British Airways qui a dépensé 200 millions de livres afin de réaménager son siège social en prenant compte des règles du feng shui. En 1997, la compagnie aérienne britannique a organisé l’intérieur du siège social de manière à optimiser la circulation de l’énergie cosmique pour améliorer la qualité de vie de ses employés. Pour respecter les normes relatives à l’amélioration d’un local professionnel, découvrez les éléments dont la législation est stricte. Ces points doivent être réalisés en priorité lorsque l’on souhaite aménager un bureau.

Les normes de sécurité incendie

Le Code du travail décrit les obligations des personnes qui sont employées dans des locaux professionnels, notamment les équipements, l’organisation de l’évacuation et la formation des salariés. Il existe également des textes réglementaires propres aux établissements recevant du Public et aux Immeubles Grandes Hauteurs alors que d’autres normes de sécurité s’appliquent essentiellement aux matériels et installations utilisées.

Une entreprise doit obligatoirement être équipée d’un système de sécurité incendie conformément aux articles R4227-1 et R4227-55 à R4227-57 qui expliquent les différentes dispositions que doit respecter l’employeur. L’installation de systèmes d’alarme et de matériel de communication doit permettre une mise en place des mesures adéquates comme une évacuation d’urgence, sauvetage ou une alerte des secours.

En ce qui concerne la sécurité incendie, il existe des niveaux de prévention garantissant l’évacuation des personnes lorsqu’un incendie se déclare dans les locaux. Selon la loi, toute société possédant 300 m² de surface doit disposer obligatoirement d’un système de désenfumage naturel ou mécanique. Le Code du travail envisage plusieurs règles d’évacuation des salariés lors d’un incendie. Le nombre d’issues de secours dépend du nombre de salariés. Pour une petite société dont l’effectif ne dépasse pas 20 personnes, une seule issue de secours de 90 cm de large suffit pour respecter la norme en vigueur. Dans le cas où l’entreprise embauche davantage d’employés, elle doit disposer d’autres évacuations ou prévoir des sorties complémentaires telles qu’une échelle ou une terrasse. Notons qu’il est important d’installer au moins un extincteur par étage.

Autre mesure de sécurité, les sociétés doivent être équipées d’un système d’alarme sonore. Cette mesure est obligatoire pour les entreprises dont l’effectif est d’au moins 50 personnes. D’après l’article R4227-36, le système d’alerte doit être suffisamment audible dans tout le bâtiment, et ce pendant toute la durée nécessaire à l’évacuation, l’autonomie minimale d’une alarme est de 5 minutes. Pour avertir les salariés atteints d’un handicap auditif ou dont le travail oblige à porter un casque antibruit, il faudra également installer une alarme visuelle. Pour respecter les normes de sécurité, des consignes de sécurité doivent être affichées dans des locaux qui accueillent plus de 50 employés. L’employeur doit régulièrement faire contrôler le matériel de sécurité et organiser des exercices d’évacuation une fois tous les 6 mois.

Les obligations légales d’un local industriel

Un chef d’entreprise doit prendre les mesures nécessaires pour préserver la santé de ses salariés. Si le bruit peut altérer la santé, il faut intervenir lorsque le niveau dépasse 80 dB. Pour les vitrages, l’installation des baies vitrées doit se situer à hauteur des yeux pour offrir une vue sur l’extérieur. Cette réglementation ne convient pas si la vue vers l’extérieur est incompatible avec des activités de l’employé.

La loi apporte des précisions relatives aux dispositifs de ventilation naturelle ou électrique qui varient selon le nombre d’occupants dans le bureau ainsi que la conduite à tenir lorsque l’on doit faire des travaux. Le chef d’entreprise doit contrôler régulièrement et entreprendre des mesures adéquates afin de vérifier la conformité de l’aération ainsi que l’assainissement des bureaux et ateliers professionnels. Les normes d’aération prévoient une bonne ventilation et un renouvellement de l’air. Selon la loi, les bureaux dont l’aération se fait grâce à des ouvertures donnant vers l’extérieur, il faudra respecter une circulation de 15 m3 d’air/personne/heure. Cette recommandation est valable pour les locaux où se déroule un travail physique léger. L’aération est de 24 m3 d’air/personne/heure dans d’autres locaux. Les bâtiments dont le système d’aération se fait à partir d’un dispositif de ventilation telle qu’une climatisation doivent respecter des normes strictes. L’aération doit respecter un débit de 25 m³/personne/heure dans les locaux où les travaux y sont physiques, 30 m³ lorsqu’il s’agit de restauration et les ateliers où s’y déroulent des efforts physiques légers, on a besoin de 60 m³ dans des locaux prévus pour des activités physiques intenses. Dans le cas où la société a installé une ventilation, le dispositif doit pouvoir renouveler l’air de toute la pièce.

Les normes relatives au tabac

L’application du décret du 15 novembre 2006 interdit les personnes de fumer dans la plupart des lieux. Cette loi s’applique dans tous les lieux fermés accueillant du public et les lieux de travail. Ce décret applicable depuis le premier février 2007 apporte des modifications sur la loi Evin en étendant l’interdiction à d’autres lieux à usage collectif notamment les établissements de santé, les transports en commun, les écoles, collèges et lycées publics et privés, établissements conçus pour l’accueil, l’hébergement des mineurs ou la formation. Cette loi antitabac n’est pas valable dans des emplacements aménagés spécialement aux fumeurs. Il faudra que l’employeur placarde une signalisation ainsi qu’un message sanitaire de prévention. Alerter le public que les endroits sont non-fumeurs.

À la différence des établissements d’enseignement, établissements de santé et centre de formation des apprentis, l’employeur peut mettre à disposition de ses salariés un fumoir. Cet aménagement n’est pas obligatoire dans une entreprise.

Avant d’installer des fumoirs, il faut d’abord soumettre le projet au Comité d’hygiène, de sécurité des conditions de travail ou consulter les délégués du personnel et du médecin du travail. Précisons que la consultation est à renouveler tous les 2 ans.

Un fumoir est une salle fermée où aucune prestation de services n’y est proposée. Ces lieux réservés aux fumeurs sont équipés d’un dispositif d’extraction d’air par ondulation mécanique capable de renouveler l’air minimal de 10 fois le volume de l’emplacement/heure. Pour ne pas gêner les non-fumeurs, ces aménagements ne doivent pas être un lieu de passage et les portes ne doivent pas s’ouvrir de manière non intentionnelle. La superficie ne doit pas dépasser 20 % de la superficie totale du bâtiment. Il ne doit pas dépasser 35 m². Pour respecter la norme, un avertissement sanitaire doit être fixé sur la porte d’entrée et pour entreprendre une maintenance de la salle, l’opération ne peut se faire qu’une heure après le renouvellement de l’air.

Les employeurs qui enfreignent ces règlements risquent une amende de quatrième classe qui peut atteindre jusqu’à 750 €. Quant aux salariés qui fument au travail, ils risquent une pénalité pécuniaire de troisième classe dont le montant peut atteindre 450 €. Les inspecteurs du travail ont le pouvoir de verbaliser les fautifs.

Si les dispositions s’appliquent le premier février 2007 dans la plupart des endroits, les casinos, cercles de jeux, débits de boissons ou de tabac, discothèques, hôtels et restaurants, ont bénéficié d’un délai plus large pour s’adapter aux nouvelles réglementations. Pour ces établissements, ces lois ne furent appliquées qu’au 1er janvier 2008.

La lumière et l’éclairage dans les locaux professionnels

Les locaux professionnels doivent bénéficier autant que possible d’une lumière naturelle suffisante. Les valeurs minimales de luminosité varient selon les caractéristiques des pièces. Autre précaution, le niveau d’éclairage doit convenir à la nature des travaux à réaliser. Si les rayons du soleil gênent le confort des employés, il faudra installer des dispositifs adéquats. Le principe de l’éclairage dans des bureaux consiste à éviter la fatigue visuelle. C’est pour cette raison que les lampes des locaux professionnels doivent être réglables pour qu’ils puissent s’adapter au poste de travail.

La lumière dans les bureaux

La loi oblige les locaux professionnels à disposer d’une lumière naturelle suffisante. Cette loi ne s’applique pas au local des activités spécifiques comme celui portant sur le développement des films. Pour éviter la fatigue des yeux des salariés, il est important de prévoir des niveaux d’éclairage minimum de 120 lux dans des locaux de travail, vestiaires, sanitaires, 60 lux lorsqu’il s’agit d’éclairer des escaliers et entrepôts, 40 lux suffisent pour éclairer le couloir. Quant aux locaux aveugles (bureau ne possédant aucune fenêtre donnant sur l’extérieur), ils doivent être équipés de niveaux de lumière de 200 lux.

Réglementation sur l’éclairage

Le lux représente l’unité de mesure de l’éclairage. Ces lampes doivent pouvoir être réglées pour qu’elles puissent s’adapter au poste de travail. La puissance de l’éclairage varie selon la précision des ouvrages entrepris dans les locaux. Selon le Code du travail, les locaux professionnels ont besoin de 120 lux, cela représente une ampoule de 100 watts positionnés à 2 m du sol dans un local sans ouverture dont la couleur des murs est claire. La norme NF recommande ainsi un éclairage de 500 lux pour un travail effectué sur écran. Quant à l’INRS, l’organisme public de référence en termes de santé au travail et des préventions des risques professionnels recommande l’installation des ampoules réglables en hauteur et en direction du plan de travail.

Précautions relatives aux écrans d’ordinateur

Corriger les contre-jours fatigants les yeux fait partie des précautions des médecins du travail. Il existe une réglementation spécifique pour améliorer l’usage de l’informatique au travail. La loi exige que les caractères affichés sur l’écran d’un ordinateur soient lisibles et que l’employé puisse régler le contraste de son PC. Le patron doit fournir des claviers faciles à utiliser, un siège réglable et à la demande de chaque salarié un repose-pieds. Le médecin du travail s’intéresse également au positionnement des écrans d’ordi. En effet, la réverbération sur l’écran ou le contre-jour ont tendance à fatiguer les yeux. Pour reposer les yeux, il est conseillé de mettre les ordinateurs de manière perpendiculaire à la fenêtre.

La superficie et la forme des bureaux

Même si la loi ne fixe aucune obligation concernant la taille des bureaux, précisons que la superficie conseillée d’un local professionnel est de 10 m² s’il s’agit d’un office pour une personne et 12,80 m² si la pièce de travail est occupée par 2 personnes. La seule recommandation relative à la taille des bureaux consiste à mettre à la disposition des salariés un espace considéré comme suffisamment spacieux pour chaque poste de travail.

En consultant le Code du travail, on constate que cette règle n’impose pas de surface minimale d’un local, il faut juste offrir suffisamment de liberté de mouvement aux employés. L’Institut national de recherche et de sécurité préconise un espace de travail équivalent à 10 m²/personne, un plan de travail de 1,20 mètre de long, 80 cm de profondeur et 72 cm de hauteur. L’espace minimal pour détendre les jambes sous le bureau est de 75,5 cm. Quant au plan de travail, privilégier les surfaces brillantes ou blanches ainsi que des revêtements mats antireflets.

Règlement des toilettes dans une entreprise

D’après les normes, il faut prévoir au moins un lavabo/10 salariés. L’article R. 232-2-1 du Code du travail oblige l’employeur de mettre à disposition des employés des solutions permettant d’assurer leur propreté individuelle. Ces salles d’hygiène doivent être équipées d’un lavabo, de l’eau potable, avec température réglable, des toilettes, un urinoir/20 hommes et 2 toilettes/20 femmes. Pour respecter les normes, les toilettes ne doivent pas communiquer directement aux locaux de travail. C’est pour cette raison que de nombreuses entreprises font de l’espace où y est aménagé un lavabo un endroit faisant office de sas. Les établissements possédant des toilettes mixtes, doivent impérativement aménager des installations de séparation pour le confort des hommes et des femmes.

Quid des réglementations d’un local de restauration ?

Une société doit mettre à disposition de ses employés un endroit paisible où ils peuvent se reposer et prendre le repas dans de bonnes conditions de confort. L’employeur doit obligatoirement aménager un espace de restauration pour 25 employés ou plus qui veulent prendre leurs repas au travail. La loi oblige les chefs d’entreprise à mettre à disposition de leurs employés un robinet d’eau potable/10 personnes, suffisamment de tables et de chaises pour le confort des employés, un système pour réchauffer les aliments ainsi qu’un réfrigérateur.

Dans le cas où moins de 25 salariés veulent se sustenter au travail, il suffit de leur aménager un emplacement pour qu’ils puissent restaurer dans de bonnes conditions de sécurité et d’hygiène. Ils peuvent dans ce cas manger sur le  poste de travail.

Le Code du travail exige que les locaux de repos soient équipés de sièges avec dossier et que les femmes enceintes ou qui allaitent puissent s’allonger durant leur temps de pause.

Récapitulatif du Code du travail concernant l’aménagement des locaux

Le Code du travail concernant l’aménagement des locaux interdit les salariés de fumer au travail excepté dans le fumoir. Le volume d’air minimal pour une ventilation naturelle (installation de fenêtres) est de 15 m³/heure/salarié et 25 m³/heure/salarié pour une ventilation mécanique. Pour ce qui est de la sécurité, les sociétés dont la surface au sol est supérieure à 300 m² doivent disposer d’un système de désenfumage. Il faut obligatoirement un système d’alarme pour une entreprise qui embauche plus de 50 salariés et une issue de secours pour les petites sociétés de moins de 21 employés.

L’éclairage minimal d’un bureau est de 120 lux soit 100 watts. Il faudra également aménager un local dédié à la restauration si la société emploie plus de 25 salariés. Pour qu’un bureau respecte les normes, il faut respecter les règlements des toilettes. Notons que l’aménagement d’une entreprise doit permettre aux travailleurs handicapés d’accéder facilement au poste de travail, locaux sanitaires ainsi qu’au lieu de restauration. Il faudra également adapter leur poste de travail en fonction de leur handicap.