Découvrez les étapes nécessaires pour éditer un devis

Par définition, le devis est un document rédigé et présenté par un fournisseur qui propose de vendre un bien à un tarif et s’engage à le maintenir tant que l’acquéreur n’a pas renoncé à acheter. Bien que le document estimant une transaction ou un service ne soit pas considéré comme un contrat, l’offre devient contractuelle quand le client accepte que l’entrepreneur honore sa proposition. Dans cette situation, il s’agit d’engagements contractuels.

La validation d’un devis peut contenir une limite. Dans ce cas, le fournisseur présente une offre de devis valable pendant une échéance et qu’à la fin du délai de validité de l’offre, il faudra modifier le document. De manière plus générale, le devis est un document manuscrit divisé pour une offre de travaux. L’utilité de la comparaison de nombreux devis permet de faire des économies en faisant jouer la concurrence. Toute entreprise doit savoir rédiger ce document comptable. Ce document est indispensable que l’on travaille avec des particuliers ou d’autres professionnels. Notons que le terme devis est courant, il peut parfois s’intituler proposition commerciale, offres commerciales, lettre de mission ou propositions de mission.

Doit-on obligatoirement rédiger un devis ?

Bien que le devis ne soit pas obligatoire entre professionnels, ce document est vivement recommandé, car il permet de protéger chaque partie grâce à la contractualisation de l’opération. La présence de devis permet en effet d’éviter les risques de malentendus entre les clients et les professionnels. Le document représente une source de comparaison quand il souhaite faire appel à différentes sociétés. Dans le cas où les transactions ou le service se font entre professionnels et consommateurs, la description détaillée des travaux doit mentionner le montant du bien ou de la prestation, les spécificités essentielles de la transaction, la durée des travaux ou de la livraison.

Si toutes ces informations peuvent se faire avec une simple affiche des prix, dans certains cas la rédaction de devis est obligatoire surtout quand l’engagement des parties est supérieur à 1500 €. Sauf en cas d’urgence, la présentation de devis est obligatoire dans certaines catégories de prestations. C’est le cas des travaux de dépannage dont le prix dépasse 150 €, la prestation de déménagement, des services à la personne dont le tarif est supérieur à 100 € ou quand le client demande un devis. L’établissement d’un devis est également obligatoire pour des prestations de santé.

La rédaction de devis est facultative quand le montant des dépassements d’honoraires du médecin est inférieur à 70 €. Il est possible de gérer facilement la rédaction des devis, assurer leur suivi, la modification de facture ainsi que le règlement avec un outil comptable.

Ce qu’il faut mentionner obligatoirement dans le devis

Un devis réglementaire doit respecter différents renseignements relatifs aux mentions obligatoires. Ce document doit indiquer son intitulé (proposition de prix/de mission, devis, offres commerciales), la date de l’établissement du devis, les coordonnées de la société, le statut de l’entreprise du vendeur ou celui du prestataire sans oublier sa dénomination sociale. Tout devis inclut également le montant du capital social. Dans le cas où la compagnie est inscrite au registre du commerce, il ne faut pas oublier de mentionner le numéro SIREN dans le devis. En plus de ces informations, un devis en bonne et due forme comprend les coordonnées du client.

En ce qui concerne la nature de la transaction, le devis doit préciser la quantité, la dénomination précise ainsi que le prix unitaire hors-taxes de chaque service ou article livré. Les documents doivent préciser le taux de TVA applicable ou mentionner les éventuelles exonérations de taxes. Pour renseigner le client, le devis récapitule la somme globale TTC, le versement d’acompte ou l’application d’une retenue de garantie.

En rédigeant ce genre de document, le prestataire de services ou le fournisseur ne doit pas oublier d’inclure l’assurance professionnelle et les informations relatives à la compagnie d’assurances, les modalités de paiement, la livraison et l’exécution du contrat, le coût des frais de déplacement, conditions du SAV, la durée de validité du devis ainsi que son caractère gratuit ou payant. Un devis obligatoire doit toujours être gratuit. Lorsqu’il s’agit des travaux ou d’une prestation de services, la proposition de mission doit indiquer la date de début ainsi que la durée estimée de l’ouvrage.

Dans le cas où le client accepte les conditions du devis, il devra inscrire « Bon pour accord » puis signer. S’il s’agit d’une proposition de mission relative à des travaux, le client devra indiquer également devis reçu avant l’exécution des travaux.

Mentions supplémentaires conseillées à inscrire dans un devis

L’entrepreneur qui établit un devis doit veiller à ce qu’il soit le plus précis possible. Pour cela, il doit mentionner les différentes informations comme la méthode employée pour évaluer le temps passé sur le chantier, les frais de déplacement, la date limite prévue de la fin des travaux ainsi qu’une pénalité de retard à chaque jour dépassé. Le devis peut inclure une clause de révision du montant des travaux lors d’une hausse du prix des matières premières ou du coût de la main-d’œuvre. En ce qui concerne les modalités de règlement, elles peuvent indiquer un échéancier précis.

L’insertion de ces mentions supplémentaires permet de couvrir la société lors de la contestation du client. Le numéro du devis et les conditions de révision des tarifs tels qu’une indexation sur un indice particulier font partie des données à mentionner dans le document. En acceptant le contenu des devis, cela entraîne l’exécution des prestations indiquées ou l’envoi des produits achetés. L’acceptation entraîne l’établissement d’une facture. Notons que chaque devis doit être établi en 2 exemplaires, le premier est adressé au client tandis que le second à la société émettrice.

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