Les moyens de paiement à privilégier pour son entreprise

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Les entrepreneurs disposent de différents moyens de paiement dès la création de l’entreprise : carte bancaire, chèque, virement, lettre de change et billet à ordre en sont les principaux. Des solutions plus modernes telles qu’Apple Pay font également leur apparition dans le monde du paiement, qui offre désormais un panel de possibilité donnant à réfléchir aux chefs d’entreprises.

La carte bancaire : le moyen de paiement le plus utilisé

Dans les petites et moyennes entreprises, la carte bancaire est l’un des moyens de paiement les plus utilisés. Restaurateurs et artisans paient en effet régulièrement leurs matières premières à l’aide de ce moyen de paiement, lequel peut être utilisé sans contrainte. Les plafonds pratiqués par les banques sur les cartes professionnelles étant en général très élevés, la simplicité d’utilisation de ce mode de paiement conduit à une utilisation massive des cartes bancaires. De plus, les entreprises peuvent facilement bénéficier de 2 voire 3 cartes de paiement destinées aux principaux dirigeants de l’entreprise.

Dans le cadre de l’utilisation d’une carte bancaire Visa Premier, le dirigeant doit bien veiller à conserver le ticket de paiement ainsi que le ticket de caisse de son achat afin de pouvoir transmettre ce dernier à son comptable. En effet, sur le ticket de caisse, figurera le type de produit acheté ainsi que la TVA applicable. Dans l’hypothèse où l’entreprise n’est pas en franchise de base, il sera nécessaire de pouvoir renseigner dans le logiciel comptable de l’entreprise, la catégorie d’achat ainsi que la TVA qui sera à déduire mensuellement ou trimestriellement en fonction du régime de l’entreprise.

La solution de paiement Apple Pay adaptée aux entreprises

Aujourd’hui, les entrepreneurs n’ont plus besoin d’emporter la carte de paiement de leur entreprise dans chacun de leurs déplacements. Il est possible d’effectuer les achats professionnels à l’aide du paiement Apple Pay, une nouvelle solution numérique de paiement. Dans ce cadre, leur carte bancaire est enregistrée au sein de leur téléphone Apple et ce dernier peut être utilisé sur les terminaux NFC qui acceptent le paiement sans contact. Une simple pression sur la touche principale du téléphone, éventuellement couplée à une reconnaissance faciale, permet de pouvoir utiliser sa carte bancaire même en l’absence physique de celle-ci.

Apple Pay est donc une solution parfaite pour les entrepreneurs qui ont régulièrement besoin d’effectuer de petits achats pour leur activité professionnelle. C’est très pratique pour le restaurateur qui doit rapidement se rendre dans un commerce voisin pour compléter son stock ou de l’entrepreneur en bâtiment qui souhaite aller faire une course le midi au moment de sa pause déjeuner. La technologie sans contact permet désormais à l’entrepreneur d’avoir un meilleur suivi de ses dépenses par carte bancaire, mais il convient toujours de conserver les justificatifs à titre comptable.

Payer par chèque dans le cadre de son entreprise

Les paiements par chèque ont encore la cote au sein des entreprises, mais tendent à reculer au fil des années. En effet, le paiement par chèque présente un risque pour le créancier, qui n’a aucune assurance de la solvabilité de l’entreprise à la date d’émission du chèque.

Par ailleurs, un chèque émis peut être encaissé dans l’année qui suit. Or, la provision est transférée au bénéficiaire au jour de l’émission du moyen de paiement. Aussi, il est nécessaire de prévoir une organisation comptable suffisamment solide pour réserver une provision sur le compte bancaire suffisante tant que le chèque n’a pas été encaissé. La solution n’est donc pas forcément idéale pour les petites et très petites entreprises dont le dirigeant peine parfois à se verser un salaire suffisant à la fin du mois.

Dans ces conditions, l’encaissement différé d’un chèque peut se révéler aussi délicat que le paiement des cotisations sociales au bout de plusieurs mois d’activités, lesquelles nécessitent de conserver suffisamment de liquidités sur le compte bancaire de l’entreprise afin de ne pas commettre d’impair.

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Les virements bancaires, mode de paiement préféré des entreprises de service

Pour les entreprises de service, notamment spécialisées dans le domaine du web, ce sont les virements bancaires qui sont particulièrement appréciés. Ces derniers permettent de rémunérer les prestataires de manière quasiment instantanée sans nécessiter une présence physique. Aussi, dans le domaine d’une prestation de service, le virement bancaire est devenu la norme.

Selon les bouquets choisis par les entreprises, le nombre de virements peut être limité ou illimité. En général, un certain nombre de virements gratuits mensuels est prévu dans le contrat liant l’entreprise à sa banque, les suivants étant payants. Il est donc parfois nécessaire, lorsqu’on fait appel à plusieurs prestataires, de grouper les paiements par virement afin de réduire les frais. Au sein de l’Union européenne, les virements SEPA sont en général effectués et reçus sur le compte bancaire du destinataire en 3 ou 4 jours, ce qui est un avantage considérable de ce type de moyen de paiement.

Les autres solutions de paiement pour les entreprises

Enfin, les entreprises disposent de nombreuses autres solutions de paiement, parfois moins utilisées, dans le cadre de leur activité. Il en est ainsi des lettres de change (et aujourd’hui des lettres de change électroniques) et des billets à ordre, lesquels sont encore largement utilisés en matière d’activités commerciales impliquant la réception et la vente de stocks importants. Enfin, des solutions annexes telles que PayPal, Western Union ou Lydia sont de nouveaux moyens de paiement qui doivent être considérés par les entreprises par les avantages qu’ils apportent.

C’est surtout envers les consommateurs que PayPal apporte des avantages, en laissant à ces derniers la possibilité de payer librement avec leur compte en ligne ou par carte bancaire des achats effectués par Internet. Cependant, rien n’interdit à l’entreprise de payer ses sous-traitants ainsi que ses fournisseurs à l’aide de PayPal, mais il convient de préciser que la commission pratiquée par l’établissement peut parfois s’avérer élevée.

Les moyens de paiement des entreprises sont donc aussi divers que les activités exercées par les entrepreneurs. Il convient dans tous les cas de conserver les justificatifs de paiement, dans tous les cas de figure, afin d’assurer la tenue d’une comptabilité régulière pour l’entreprise. En la matière, certains moyens de paiement permettent de mieux s’organiser et d’aider ainsi les entrepreneurs dans leur gestion quotidienne.