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Comment créer une signature électronique légalement valable, en ligne ?

signature électronique

Vous souhaitez signer électroniquement des documents tels qu’un contrat ou répondre à un appel d’offres de marchés publics, tout en préservant l’intégrité des données ? Pour ce faire, votre entreprise doit obtenir un certificat de signature électronique auprès d’un fournisseur de confiance certifié.

La signature électronique

 

La signature électronique est une signature générée électroniquement à l’aide de systèmes d’information et de vérification tels que la cryptographie. Cela permet d’authentifier l’identité numérique du signataire. Concrètement, la signature électronique permet de simplifier les échanges contractuels à distance. Ce service joue un rôle majeur, notamment dans les domaines de l’immobilier, de l’assurance, des RH pour les contrats de travail par exemple, depuis le début de la crise sanitaire liée au Covid, réduisant les déplacements.

La signature électronique est encadrée juridiquement depuis l’article 1316-4 du code civil de 2000 (article 1367).

“La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie celui qui l’appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l’authenticité à l’acte.

Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat.”

L’arrêté du 13 juin 2014 est venu préciser les modalités de mise en oeuvre de la procédure de validation des certificats électroniques.

Et depuis 2016, c’est le règlement européen eIDAS (électronique IDentification, Authentification ans trust Services) qui fournit le cadre de référence de la signature électronique, pour tous les pays de l’Union Européenne.

Grâce au règlement européen eIDAS, les signatures électroniques sont reconnues et normalisées dans toute l’Europe depuis juillet 2016. La signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Cela met fin à l’incertitude juridique et il est désormais écrit noir sur blanc qu’une signature électronique est totalement équivalente à une signature manuscrite.

“La validité juridique d’une signature électronique qualifiée est équivalente à celle d’une signature manuscrite”. (Article 25 – 2.)

La valeur légale de la signature digitale est donc garantie, à condition qu’elle soit réalisée avec l’aide d’un prestataire de services certifié et digne de confiance.

Pour être légal, un document signé par voie électronique doit :

Permettre d’identifier le signataire

Garantir un lien exclusif avec le signataire. Le système ne doit laisser aucun doute quant à l’identité du signataire.

Garantir l’intégrité de l’acte, au moment de la signature, afin que toute modification ultérieure soit impossible. Une signature scannée, n’aura donc aucune validité. Un horodatage qualifié doit sceller l’heure de la signature.

Les différentes étapes d’une signature électronique

 

L’entreprise doit obtenir un certificat de signature électronique, en se rapprochant d’un éditeur de confiance tel que Yousign. Elle peut choisir d’intégrer la signature électronique à ses documents, via une API, comme c’est le cas dans la souscription en ligne de contrats d’assurance par exemple. Elle peut aussi utiliser un portail Internet dans lequel seront convertis et cryptés tous les types de documents .pdf, Word…. Voici les étapes pour faire une signature électronique.

Le procédé de signature est alors relativement simple pour le signataire.

1-      Le signataire reçoit un mail le notifiant de la mise à disposition d’un document en attente de signature électronique.

2-     Ce dernier doit charger les documents afin de prendre connaissance du contenu à signer.

3-     Il doit enfin signer le document, en prouvant son identité par le biais d’un code provisoire unique reçu par SMS.

Un nouveau défi pour toutes les entreprises

 

Le bureau sans papier, la numérisation et la dématérialisation dans l’entreprise ne sont pas seulement des modes, mais une réalité opérationnelle. Il accélère considérablement les processus de travail internes des entreprises.

Dans un environnement contrôlé et sécurisé, l’entreprise profite considérablement de ces développements de l’ère numérique. Outre les économies de temps et de coûts, cette évolution entraîne une augmentation de la productivité et devient ainsi un véritable facteur de compétitivité. Dans certains domaines comme la santé, la signature électronique apporte un haut niveau de valeur ajoutée. Elle est par exemple désormais largement utilisée par les hôpitaux, qui requiert par ce biais les signatures des personnes de confiance, avant une opération.

Ce type de signature a une valeur juridique et remplace de plus en plus souvent la signature manuscrite sur un morceau de papier, qui disparaîtra complètement dans de nombreux domaines.