Comment gérer la flotte automobile d’une entreprise ?

gestion de flotte automobile

Une flotte automobile d’une entreprise n’est pas facile à gérer. Sa gestion est une tâche importante requérant des capacités approfondies en organisation de la part du responsable. De plus, de nombreux paramètres doivent être réunis pour optimiser la rentabilité d’une flotte automobile : maîtrise du budget, choix adapté des véhicules, contrôle du carburant. Pour les réunir, il faut arriver à mettre en place une bonne organisation de la flotte.

 

En quoi consiste la gestion d’une flotte automobile ?

Une flotte automobile, appelée également parc automobile, est composée de plusieurs véhicules de société qui servent de moyen de transport. Ces voitures sont mises à la disposition des employés pour qu’ils puissent mener à bien leur travail. Entre autres, il peut s’agir de transport du personnel, des matériels ou des marchandises.

En ce qui concerne la gestion de flotte automobile, il s’agit d’une activité dont les objectifs tournent autour de 3 volets :

  • Optimiser la gestion du parc et les moyens pour contrôler les véhicules.
  • Réduire et maîtriser les coûts d’exploitation : carburant, entretien, péage, assurance.
  • Veiller au respect des réglementations en vigueur sur le plan fiscal et environnemental.

À noter que les types de voitures dans une flotte ne sont pas toujours les mêmes. Ils peuvent être différents en fonction de la taille de la flotte :

  • Véhicules de service à utiliser uniquement dans un cadre professionnel par un collaborateur désigné.
  • Voitures de fonction destinées, généralement, aux cadres de l’entreprise.
  • Véhicules utilitaires ou camions pour les transports de matériels et de marchandises.
  • Gros engins, comme un tracteur, dans les entreprises du bâtiment ou des travaux publics.

Plus la taille de la flotte est importante, plus la gestion est difficile et il faut attribuer cette tâche à un professionnel expérimenté.

 

Comment gérer une flotte automobile ?

Le moyen le plus efficace pour assurer une bonne gestion du parc automobile est de désigner une personne expérimentée pour s’en occuper. La personne qui se charge de la gestion de la flotte automobile d’une entreprise est appelée gestionnaire de flotte. Pour en engager un, l’entreprise a deux possibilités :

– La société peut désigner et former une personne en interne. L’avantage est qu’elle connaît déjà la taille du parc à gérer ainsi que le personnel utilisant les véhicules. Elle sait aussi de quoi l’entreprise a besoin. Par conséquent, il lui sera facile d’élaborer une stratégie pour la gestion du parc et l’établissement d’un cahier des charges.

– La deuxième option est d’externaliser la gestion de la flotte automobile. Le fleet management ou l’externalisation de gestion de parc automobile permet de maîtriser efficacement les divers coûts liés à l’utilisation des voitures. De plus, la gestion est simplifiée puisque l’entreprise n’a plus affaire qu’à un seul interlocuteur pour se charger du parc. Dans le cas d’une personne engagée en interne, elle sera en charge de trouver des fournisseurs et de contacter les partenaires. Ces tâches peuvent être contraignantes pour une personne inexpérimentée.

Peu importe le choix de la société, le gestionnaire de flotte, qu’il soit une personne physique ou une entreprise, est chargé de remplir les mêmes missions :

  • Il s’assure que toutes les voitures soient bien entretenues. La longévité des véhicules est importante pour réduire les coûts d’exploitation.
  • Il doit contrôler le respect du cahier des charges en matière d’utilisation des voitures, de la réalisation des contrôles techniques, l’achat de carburant, le remplacement des pneus.
  • En cas de problème, il revient au gestionnaire de parc de trouver une solution comme contacter un garagiste pour une réparation.

 

Les avantages d’une bonne gestion de flotte automobile

Une bonne gestion de flotte automobile permet de bénéficier de nombreux avantages :

– Maîtrise des budgets d’exploitation : Le gestionnaire de flotte applique des stratégies destinées à réduire tous les frais relatifs à l’exploitation de la flotte.

– Réduction de la consommation d’énergie : En établissant un planning précis, le gestionnaire de flotte évite les dépenses d’énergie inutiles.

– Simplification des divers contrôles de la flotte : Le gestionnaire de flotte utilise généralement un logiciel dédié à la gestion du parc automobile. Il lui sera plus facile de vérifier l’application du cahier des charges et de suivre les déplacements de chaque véhicule.