L’un des plus grands problèmes liés à la gestion de projet est le contrôle optimal des coûts. Qu’il s’agisse de projets logiciels, de construction de bâtiments ou de conseil, il est impressionnant de voir à quel point les chefs de projet (peut-être comme vous) perdent la main dans la gestion des coûts dans son ensemble.
Nous en avons assez de voir des projets rester jusqu’à 100% au-delà de ce qui avait été budgété au départ et c’est de cela que nous allons parler aujourd’hui, comment maîtriser ces coûts de la meilleure façon possible et quelles méthodes utiliser pour minimiser les risques.
Gestion des coûts pour un projet de conseil
La première étape de tout projet consiste à définir ce qui sera fait afin de définir une estimation des ressources et des dépenses encourues. Dans notre cas, nous avons fait une étude de marché, un plan de marketing et un planning financier.
Une fois les premiers détails de ce qui doit être fait définis, il est utile de planifier les taches afin de respecter les délais, le volume des produits à livrer et le temps consacré au projet dans son ensemble.
Il est évident que tout ce que vous faites en rapport avec le projet aura un coût et c’est là que commence notre saga pour une bonne gestion des coûts dans la gestion de projet. Quel que soit le type de projet, pour chaque étape, vous devez faire une estimation approximative du montant que vous allez dépenser. Ce sera votre marqueur pendant que vous établissez les budgets et les dépenses tout au long du projet.
Dans notre cas, nous avions prévu les coûts suivants.
Nous devons maintenant mettre la main dessus et commencer à gérer les coûts du projet. Au fur et à mesure des dépenses, vous pourrez idéalement effectuer les sorties dans un tableur de gestion de projet, afin de pouvoir suivre toutes les informations et garder le contrôle.
Voyons à quoi ressembleraient les coûts de notre première étape, l’étude de marché, où nous avons dépensé pour l’embauche et la formation de l’équipe (R$ 13 000) pour appliquer le questionnaire, les jours de candidature proprement dits (R$ 5 000) et, enfin, la tabulation des données (R$ 2 000).
Voyez que sur les 25 000 R$ budgétisés pour cette étape, nous n’avons dépensé que 20 000 R$, ce qui fait un reliquat de 30 000 R$ encore dans notre budget pour les deux étapes suivantes. Dans la gestion des coûts, il n’y a pas assez de soin, il est toujours bon de garder un œil sur les avertissements que le tableur fournit, pour avoir une image de l’ensemble.
C’est bien de voir que nous n’avons toujours pas dépassé 50 du budget et qu’il reste 60 jours avant la fin du projet à la fin de la première étape. J’aime voir les livraisons par étapes comme des jalons dans la gestion des coûts et des éléments essentiels pour suivre les dépenses liées à chaque livraison.
Maintenant, en poursuivant le contrôle des coûts du projet, nous allons passer à l’étape des coûts du plan de marketing, qui comprennent essentiellement l’achat de rapports d’analyse sectorielle (15 000 R$) et des visites aux concurrents (1 000 R$), pour un total de 16 000 R$.
Comme nous n’avions prévu que 10 000 dollars pour cette étape (erreur dans la planification initiale des dépenses), nous avons fini par avoir une « perte » à l’étape de 6 000 dollars et un écart de 1 000 dollars dans les coûts du projet dans son ensemble. Tout comme pour le premier livrable, il vaut la peine de suivre votre équilibre budgétaire.
Vous pouvez voir que, bien que nous ayons un excédent de 14 000 R$ pour la dernière étape, nous sommes déjà à plus de 70 le montant budgété dépensé et qu’il reste encore 37 jours avant la fin du projet. Normalement, lorsque le gestionnaire de projet ne surveille pas cette partie des coûts, c’est précisément dans cette dernière phase que les problèmes financiers du projet peuvent survenir.
Par conséquent, tout gestionnaire qui gère les coûts de manière correcte suit les dépenses ainsi que le calendrier général du projet. Voyez comment cela se fait dans notre tableur de gestion de projet.
Au fur et à mesure que les étapes sont franchies, le responsable du projet marque OK et suit les jours où il a des activités. D’autre part, dans un autre onglet de la feuille de calcul, il est possible de suivre un aperçu du pourcentage d’achèvement du projet. Dans notre cas, comme nous avons 2 étapes réalisées sur 3 possibles, 67 le projet est terminé avec le même délai de 37 jours pour son achèvement.
Il ne reste plus qu’à continuer le remplissage pour l’étape suivante. Pour la planification financière, un audit externalisé a été contracté (10 000 R$) et des coûts ont été relevés pour la préparation du rapport final (5 000 R$).
Bien que cette étape se soit déroulée exactement comme prévu, en raison des coûts liés au plan de marketing, le projet dans son ensemble a eu un solde négatif de 1 000 R$, dépassant le montant prévu.
Comme 1 000 R$ est très peu et ne représente qu’un écart de 2 par rapport au coût total prévu, on peut même considérer qu’il s’agit d’une perte non pertinente, mais il est parfois possible de voir des projets éclater leur budget d’un pourcentage important de leur total. Dans de tels cas, je recommande vivement de procéder à une replanification de la gestion des coûts que cela peut impliquer :
Demandes de budget auprès de nouveaux fournisseurs;
Internalisation des activités qui seraient externalisées;
Diminution de la quantité budgétisée au premier moment;
Réduire les postes prévus;
Il est évident que tous ces éléments sont des facteurs restrictifs et qu’il faut veiller à ce qu’ils ne nuisent pas à la qualité du projet dans son ensemble ou à la perception de la qualité que le client aura de celui-ci. Dans de nombreux cas, vous devrez même accepter le dommage pour ne pas avoir ce genre de problème. Tout dépendra de votre relation avec le client et de la manière dont le chef de projet gérera ces difficultés.
Un autre exercice qui peut aider à cette gestion des coûts est de faire une analyse graphique des dépenses prévues et de voir s’il y a des étapes critiques. D’après notre budget initial, nous voyons clairement que l’étape du plan de marketing pourrait nous poser problème.
Si vous avez suivi toutes les étapes que je vous ai expliquées, vous êtes certainement plus proche d’être un gestionnaire de coûts ou un analyste de projet concerné par la gestion des coûts.
Les outils de contrôle des coûts des projets
On croit que la seule chose qui manque maintenant est que vous preniez cette préoccupation en compte dans la pratique de vos projets. En conséquence, vous devez toujours vous souvenir de ces données suivantes :
Budgétiser les coûts de votre projet (étapes par étapes);
Maîtriser les coûts de chaque prestation;
Suivre le pourcentage d’achèvement du projet et l’achat avec les coûts;
Faire des ajustements si nécessaire pour un taux d’erreur minimum.
À notre avis, la meilleure façon de suivre ces étapes est d’utiliser le tableur de gestion de projet LUZ, nous espérons qu’il vous aidera à devenir un maître en matière de gestion des coûts et de gestion de projet. Pour ce faire, un bon management de votre équipe vous permettra un pilotage de vos activités.