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Comment mesurer la maturité de votre entreprise et améliorer sa gestion ?

Parler de gestion d’entreprise pour les petites entreprises implique, tout d’abord, de comprendre un scénario plein de situations imprévisibles, où bien souvent l’entrepreneur est, en même temps, celui qui fait la planification, exécute et contrôle encore.

Pour cette raison, le processus de gestion peut sembler confus et épuisant. Mais l’idée de cet article est précisément de clarifier la voie à suivre par l’entrepreneur pour obtenir les meilleurs résultats, même au début de l’activité.

Qu’est-ce que la gestion d’entreprise ?

L’ensemble des mesures réalisables (systèmes, méthodologies, outils et/ou programmes) adoptées pour élaborer la planification, l’exécution et le suivi des processus dans une entreprise est ce que nous appelons le Business Management.

Lorsque cet ensemble de mesures fonctionne efficacement, le résultat est la croissance et le développement de l’entreprise, ainsi que l’engagement de son équipe de travail.

Un autre avantage est la possibilité pour l’entrepreneur de suivre le « comportement » de l’organisation et de l’améliorer progressivement, afin d’éviter les imprévus, les gaspillages, les erreurs et d’augmenter la rentabilité.

Il est courant que dans les petites entreprises, parce que les processus sont encore plus simples, l’entrepreneur passe à côté de certains détails importants de sa gestion.

Des détails tels que la création (ou l’acquisition) de feuilles de contrôle, la définition des budgets et même la mise en place d’une équipe de travail compatible avec votre demande, s’ils sont négligés, peuvent même vous mettre en difficulté.

La gestion d’entreprise assure l’alignement des informations afin de générer des résultats qui peuvent être mesurés et contrôlés.

Pourquoi est-il utile de mesurer la maturité de votre entreprise ?

On peut affirmer qu’une entreprise a un niveau de maturité de gestion satisfaisant lorsque ses processus sont simplifiés et génèrent des résultats stables, de sorte que les imprévus ne deviennent pas fréquents et que les erreurs d’exécution ne deviennent pas monnaie courante.

D’autre part, l’entreprise se doit idéalement de posséder une maturité managériale, dans la mesure où elle cherche à résoudre les imprévus du processus alors qu’ils sont encore initiaux, et pas seulement lorsqu’ils se transforment en pertes importantes.

Comment identifier les goulots d’étranglement dans vos processus.

Faites des observations. Pensez-vous que vos résultats actuels sont conformes à ce que vous aviez prévu ? Sinon, faites des hypothèses sur ce qui se passe.

Faites une enquête sur les problèmes rencontrés. S’agit-il plutôt de problèmes imprévus ou opérationnels ?

Vérifiez la fréquence à laquelle ils se produisent. Et aussi clastes les par ordre de gravité.

Mise en œuvre des améliorations et suivi.

Utiliser des outils de qualité et suivre un processus PDCA (ou roue de Deming).

Le cycle PDCA est l’outil de qualité qui caractérise un cycle de contrôle et d’action, où chaque initiale signifie une phase de ce processus. Il se compose des 4 étapes suivantes :

P – Plan – vous définissez ce qui sera fait, de quelle manière et dans quel délai.

D – Do (Exécution) – vous transformez les plans définis en actions.

C – Check (Monitor) – vous surveillez l’exécution du plan et ses variations.

A – Agir – vous corrigez les écarts constatés avant de revenir à la phase de planification.

Quelques méthodes à utiliser dans votre processus d’amélioration

Cartographiez l’entreprise à l’aide d’organigrammes.

Cet outil assure la visualisation et l’organisation de vos processus. Dans Excel, vous pouvez trouver plusieurs modèles d’organigrammes prédéfinis et faciles à utiliser.

Construisez une analyse SWOT.

Comparez les faiblesses constatées dans l’outil avec vos observations précédentes. Les initiales de l’analyse SWOT signifient :

S – forces – ce que l’entreprise a déjà de fort et qui fonctionne bien.

W – faiblesses – ce que l’entreprise a de faible et qui doit être amélioré.

O – opportunités – ce dont l’entreprise peut tirer parti pour son développement.

T – menaces – ce qui peut menacer le développement de l’entreprise.

Appliquez « les 5 pourquoi » pour trouver les causes profondes des problèmes.

Cet outil analyse les causes possibles des problèmes du point de vue des personnes concernées.

Appliquez la matrice GUT pour définir les priorités.

La Matrice GUT mesure le niveau de Gravité, d’Urgence et de Tendance à l’aggravation des problèmes rencontrés, afin de définir ce qui sera résolu en premier.

Utilisez le plan d’action 5W2H pour créer votre plan d’action.

Le plan d’action 5W2H définit ce qui sera amélioré, pourquoi, quand, qui, où, comment et dans quelle mesure.

Ainsi, plus l’entrepreneur et son équipe (si elle existe) s’engagent à observer son entreprise pour toujours faire des analyses réalistes, mesurer, contrôler ses résultats et rechercher des améliorations à long terme, plus l’entreprise sera mature sur le plan managérial.

L’intention réelle n’est pas simplement de gérer, mais de le faire d’une manière qui fasse mûrir l’entreprise (et la vision de l’entrepreneur) à mesure que la gestion est utilisée efficacement.

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