Les factures et les devis sont des documents d’une importance capitale pour la bonne marche d’une entreprise. Ce sont des supports qui décrivent en détail les différents biens ou services proposés (devis) ou effectués (factures). Vous êtes un entrepreneur vendeur ou prestataire de service (réparation, dépannage, entrepreneur dans le secteur du BTP) ? Vous ne pouvez faire l’impasse sur l’établissement d’une facture et d’un devis dans le cadre de vos activités. Pourquoi faut-il y accorder une importance particulière ? Ont-ils une valeur légale ? L’un va-t-il sans l’autre ? Quel est le bon moment pour les établir ? Comment et quels outils utiliser pour les dresser correctement ? Focus.
La facture et le devis, de quoi il s’agit ?
Lors de la première étape de transaction avec votre prospect, c’est le devis qui va parler en votre faveur. Quand le prospect est devenu un client, et que vous avez réalisé une vente ou une prestation de service, c’est là que la facture a toute son importance.
Le devis est un document qui présente votre entreprise et retrace de manière détaillée les services que vous allez proposer aux prospects ou aux clients, étape par étape. Juridiquement, il s’agit d’une proposition de contrat, car en l’établissant, vous offrez la réalisation de travaux ou de prestations et vous vous engagez à ne pas modifier le contenu présenté, à moins que l’autre partie ne le demande. Dès la validation du devis par votre client, vous vous engagez contractuellement à l’exécuter.
Après réalisation de la livraison ou de la prestation, la facture intervient. Ce document indique en détail la transaction effectuée entre le prestataire et le client ainsi que les prestations ayant eu lieu. La facture est donc un document comptable, mais également un document transactionnel. Elle crée et atteste la créance de l’entrepreneur envers le client et engage ce dernier à s’acquitter de sa dette. La facture est obligatoire pour la vente d’un produit ou d’une prestation de service. L’établissement de ces deux documents est, bien que primordial, souvent difficile et chronophage. C’est pour cela que beaucoup optent pour l’utilisation d’un logiciel de facturation et de devis sur Mac, PC, smartphones ou tablettes qui facilite l’édition des devis et factures et joue donc en faveur de l’entreprise qui pourra rapidement clore le dossier et récupérer les sommes dues.
L’importance de la facturation et du devis pour l’entreprise
Est-il obligatoire de dresser un devis et une facture ? Nous vous répondons par l’affirmative, et ce, pour plusieurs raisons.
En effet, le devis sert non seulement à présenter votre entreprise et les services que vous proposez, mais en plus il permet de sécuriser la relation commerciale que vous avez avec votre client. C’est surtout le cas lorsque ce dernier l’a validé et a donné le feu vert pour l’accomplissement de la prestation. Le devis tient alors le maître d’œuvre et l’entreprise prestataire engagés par un contrat commercial. Les parties sont alors tenues de respecter leurs obligations. Le devis va protéger vos intérêts en cas de problèmes (impayés, retard de paiement, etc.).
D’un autre côté, la facture permet d’avoir un regard global et précis sur l’activité, d’améliorer la relation client, mais aussi de donner des réponses rapides aux interrogations de vos clients. Une facture bien faite constitue une preuve de la réalisation du contrat par l’entreprise (preuve de vente, preuve de la réalisation de la prestation, preuve de la livraison). Elle sera donc un justificatif en cas de conflit. C’est aussi une pièce comptable, car elle est nécessaire pour la réalisation d’un bilan comptable journalier, mensuel ou annuel. Fiscalement, la facture est utile pour le calcul de vos impôts. Mais le plus important c’est qu’elle va vous aider à vous faire payer.
En somme, le devis et la facture sont des éléments complémentaires qui ont leur importance pour la bonne marche de votre entreprise.
À quel moment établir une facture et un devis ?
Selon la législation, pour tout secteur d’activité, la délivrance d’un devis est obligatoire quand le montant de l’objet du devis est supérieur à 1500 euros. Pour certaines activités, peu importe le montant, rédiger un devis est obligatoire. C’est le cas pour les travaux ou encore les dépannages. Alors, quel est le bon moment pour faire un devis ?
Vu son importance pour votre entreprise, il est essentiel de bien prendre son temps sans pour autant trop traîner. Le prospect qui est intéressé par un produit ou un service doit pouvoir obtenir le devis rapidement pour se décider quelques jours après. D’ailleurs, vous devez être réactif et convaincant pour faire bonne impression dès le premier contact avec le client. Faites en sorte de fournir des réponses rapides et pertinentes à ses questions pour vous démarquer de la concurrence. Mettez en valeur vos compétences et votre savoir-faire afin de gagner sa confiance.
Concernant l’établissement de la facture, il vous appartient de la faire pour l’intérêt de votre trésorerie. La date d’émission est généralement fixée après la livraison du bien ou l’exécution de la prestation. Mais il faut savoir qu’il existe deux types de factures : la facture proforma, faite dès la commande à la demande du client, et la facture définitive qui est établie au moment de la livraison du produit ou de la réalisation du service. Nous vous conseillons de ne pas perdre de temps entre la livraison des travaux ou la réalisation d’un service et la facturation. En réduisant le temps entre ces deux actions, vous êtes gagnant, car vous limitez le risque d’impayé. Grâce à un logiciel de facturation efficace, vous pouvez récupérer rapidement les sommes dues et clore le dossier.
Les impératifs pour établir une facture et un devis correctement
Pour l’établissement de vos factures et de vos devis, vous devez savoir qu’il y a des éléments qui doivent obligatoirement y figurer pour être en conformité avec la réglementation en vigueur. L’absence de certaines mentions obligatoires est passible d’amende.
Doivent donc figurer dans un devis :
- Les coordonnées de votre entreprise et du client ;
- La description du produit ou du service ;
- La date du devis ;
- Les dates de début et de fin de la prestation ;
- Le taux de TVA qui a été appliqué ;
- Les conditions et modalités de paiement et la date d’échéance ;
- Les prix HT et TTC ;
- Le montant total.
La facture, de son côté, doit contenir :
- La date d’émission de la facture ;
- Le numéro de la facture ;
- Les dates de la prestation ;
- Les coordonnées de l’entreprise et du client ;
- Désignation et description du produit ou de la prestation ;
- Les prix HT ;
- Le taux de TVA appliqué ;
- Les réductions de prix ;
- Le prix TTC.
S’il est bien possible de gérer la facturation et les devis avec un fichier Excel, le temps perdu et les erreurs possibles poussent la grande majorité des entreprises à se tourner vers un logiciel spécialisé en matière de facturation et de devis. Ces derniers permettent de créer et de gérer facilement et rapidement les devis et les factures de votre entreprise.