On connaissait la procrastination, voici maintenant la précrastination. Remettre à demain ce que l’on peut faire le jour même ou tout faire au moment présent, le plus rapidement possible. Dans la vie de tous les jours, gérer l’une ou l’autre est difficile, mais au travail cela s’avère insurmontable. Le RH et les managers ont des solutions pour aider ces employés qui en font trop ou pas assez, à suivre un rythme normal.
En quoi consistent la précrastination et la procrastination ?
Précrastination ou procrastination ?
Quelle est la meilleure approche entre accomplir son travail dès aujourd’hui et reporter à demain ?
La précrastination
Vouloir tout faire tout de suite sans réfléchir pose un gros problème. La personne va être tentée de réaliser les tâches en même temps sans discernement de priorité. Chaque travail va être commencé dans le flux de son arrivée, sans prendre le temps de terminer celui en cours. Au final, tout sera accompli, mais avec certaines erreurs qui se seront insinuées. La fatigue engendrée par la précipitation peut être une cause de stress. Le fait d’avoir failli en laissant passer ces erreurs provoque une culpabilité du travail mal fait, et altère la confiance en soi.
La procrastination
Au contraire, le procrastineur va prendre le temps de classer les tâches, voire les corvées, dans un ordre d’importance moindre. Il a donc le temps de les réaliser plus tard, le plus souvent, au dernier moment. Encore une fois, la précipitation va engendrer un grand stress. L’organisation du début consistant à traiter uniquement les choses urgentes et laisser en attente des affaires moins pressantes pouvait s’avérer judicieux. Mais celles-ci demandent néanmoins un soin particulier, engendrant au final, une mauvaise gestion du temps. La peur de l’échec pousse l’employé dans ses retranchements pour finir au plus vite. Il se laisse submerger par le surcroît de travail de dernière minute.
L’expérience des seaux
Une expérience mémorable de laquelle ont émané quelques pistes de compréhension.
Ce qu’il fallait démontrer
Comme l’a démontré un professeur de psychologie américain de l’université de Californie, David Rosenbaum, on utilise le plus souvent la mémoire à court terme pour réaliser les tâches que l’on nous demande oralement. Pour illustrer son expérience, il a utilisé deux seaux remplis d’eau, posés à des distances différentes de la ligne d’arrivée. Il a ensuite demandé à des étudiants, les uns après les autres d’en apporter un à son but. Il s’est avéré que la majorité des étudiants avaient porté le seau qui se situait le plus loin de la ligne, l’effort physique était donc supérieur à celui du port du seau le plus proche.
Ce qu’il faut en déduire
Le RH et les managers connaissent bien ce phénomène. Ils sont en alerte pour déceler et remédier au problème lorsqu’ils y sont confrontés. Ils ont appris que pour une grande partie de la population, la capacité d’attention était assez réduite. La charge mentale concernant le travail a tendance à ne laisser passer les informations qu’à petits flux. Les derniers mots sont souvent ceux que l’on retient, d’où un manque de réflexion au moment de reprendre le travail. Ce sont les dernières instructions, même les plus futiles, effectuées au prix d’un effort important, qui semblent primer sur le reste.
Stratégies pour les RH et les managers
Les stratégies sont discutées avec tous les employés, des mises en situation permettent de mieux régler les problèmes rencontrés.
Formation et sensibilisation
C’est en voyant les difficultés engendrées par les techniques de travail des autres, que l’employé reconnaît des similitudes avec sa propre façon d’œuvrer. Le but est de sensibiliser les travailleurs et de les confronter à leurs propres problèmes d’organisation. Quand celui-ci est atteint, le RH et les managers poussent chacun des participants à l’autocritique, puis leur demandent comment remédier au problème selon eux.
Hiérarchisation des tâches
Lorsque l’employé a pris conscience de sa problématique dans le cadre de la hiérarchisation des tâches, le RH et les managers donnent les conseils pour améliorer le travail sur soi. Il est nécessaire de comprendre où sont les priorités, non pas dans la dernière demande, mais selon un planning ou un cahier des charges à suivre. L’accumulation des tâches qui arrivent ne doivent pas importer sur celles en cours, qui doivent être terminées correctement.
L’importance des pauses régulières
Il est parfois nécessaire, voire obligatoire, pour certains employés d’avoir deux pauses plus courtes qu’une seule, pour se ressourcer. En effet, il leur faut se déconnecter du travail qu’ils font, afin de le reprendre avec recul et calme. Ce n’est pas sans regret qu’ils quittent leur poste en plein travail, cela leur demande un gros effort de lâcher prise. Le précrastineur doit détourner son attention quelques minutes, de la musique, une vidéo, une conversation peut l’aider. Le procrastineur, quant à lui, doit au contraire réfléchir calmement à la tâche qu’il doit prioriser en reprenant son poste.
Feedback régulier
Des encouragements et des réajustements réguliers sont importants pour le mental des employés précrastineurs ou procrastineurs. Entendre que leurs efforts sont reconnus est très important pour eux. Affiner une stratégie individualisée, dans leur méthode de travail, permet d’obtenir de très bons résultats.
Collaboration entre précrastineurs et procrastineurs
À plusieurs reprises, pendant le réajustement de leurs compétences, on peut demander aux précrastineurs et aux procrastineurs de travailler en collaboration sur le même poste de travail. Cela leur permet de constater leurs progrès. Ils sont obligés de se mettre au diapason de l’autre employé jusqu’à harmoniser les tâches. L’un doit moins speeder et l’autre doit mieux prioriser.
Les outils et ressources
Les outils et les ressources sont à la fois mentaux et physiques, des aides de plusieurs horizons sont utilisées.
Outils du temps et de productivité
Bien que le temps soit une notion subjective, il peut être efficacement géré, surtout dans un contexte professionnel. Une organisation minutieuse du temps conduit inévitablement à une amélioration de la productivité
- Identification du travail à accomplir dans un laps de temps donné.
- Évaluer l’urgence de chaque tâche exclusivement au sein des travaux déjà assignés.
- Effectuer ce travail calmement et correctement, sans s’occuper de celui qui arrive, même s’il semble s’accumuler.
- Classer les nouvelles tâches par importance.
- S’adapter à un changement, quel que soit le moment, dans un but d’amélioration demandé par la hiérarchie.
- Arrêter le travail à l’heure
- Faire le point sur le travail accompli. En laisser pour demain, l’esprit libre.
Agenda et organizer
Deux outils bien utiles :
- L’agenda online est bien utile sur ordinateur et sur téléphone, mais il est loin d’être obsolète sur papier. Selon le lieu où vous vous trouvez, vous n’avez aucune connexion. L’agenda sorti du sac ou de la poche est bienvenu. Sur l’agenda, vous notez les RV, les jours de travail et leurs horaires, les jours fériés. Il peut aussi servir de pense-bête… « À faire tel jour, important ». Un des supérieurs de l’entreprise ayant demandé de venir plus tôt un jour, ou d’effectuer telle tâche exceptionnelle un jour donné.
- L’application de planification permet de visualiser la journée de travail en entier, en un clin d’œil. Grâce au logiciel, vous pouvez organiser votre journée en notant en couleurs les tâches ayant une importance particulière, même si elles ne sont pas urgentes. Les couleurs vous donnent l’intensité de l’effort à fournir à chaque moment de la journée. Vous pouvez ainsi alterner la tension nerveuse avec des moments plus relax.
Coaching et mentorat
Parfois, le coaching semble incontournable. Certains employés n’arrivent pas à gérer leur temps, malgré leurs efforts sur eux-mêmes.
- Coaching : aide pour l’effort à fournir.
Un coach va guider les employés vers la meilleure façon de s’organiser et d’appréhender le travail. - Mentorat : aide pour renforcer l’esprit.
Le mentorat vient agir sur le mental, la confiance en soi et le relationnel.
Conclusion
Les employés précrastineurs ou procrastineurs, ont leur place dans les entreprises. Ce sont de très bons ouvriers ou employés, un peu trop perfectionnistes. C’est ce que doivent repérer les RH et les managers dès le début de leur formation, avant qu’ils prennent de trop mauvaises habitudes de travail. Avec un soutien et des outils adaptés, ils feront de ces travailleurs particuliers, de bons collaborateurs sur lesquels on peut compter.