Le cycle de vie des contrats est un processus numérique au service de l’efficacité des termes d’un contrat aussi bien au niveau de sa création, de sa négociation, de son approbation que de son exécution, et de son renouvellement ou archivage. Le Contrat Lifecycle Management accompagne de fait tout le processus d’échange de termes contractuels entre des entreprises et présente plusieurs atouts.
Une automatisation des étapes du processus contractuel
Le Contract Lifecycle Management permet de numériser au fur et à mesure les accords d’un contrat à chaque étape de son élaboration. Cet accompagnement accorde une traçabilité aux accords et permet une garantie de conformité de l’exécution manuelle aux termes du contrat.
L’automatique numérisation des étapes du contrat permet également un traitement efficace de ce dernier au niveau des directions juridiques qui ont souvent à charge plusieurs contrats. Or un traitement efficace offre l’avantage de réduction des risques juridiques et financiers comme les retards d’intérêt, les pertes de revenus et les situations litigieuses. L’outil CLM se trouve alors être approprié pour les entreprises, mais aussi pour les directions de gestion des contrats.
Une rapidité et précision dans le processus contractuel
L’outil CLM prend nettement le pas sur les gestions manuelles de contrat telles qu’Excel, SharePoint, ou drive. Son rôle consiste à donner une main facile à la personnalisation rapide de chaque étape du consensus.
Rédaction du contrat
Au niveau de la rédaction par exemple, des modèles préétablis et mis à disposition par la direction juridique permettent une personnalisation plus facile. En effet, le système CLM offre la possibilité d’un assistant dédié pour aider à la création par la proposition de modèles. Une telle proposition amenuise les risques d’erreur et assure un contrat approprié.
La négociation et l’approbation du contrat
La rédaction ouvre sur l’étape consensuelle qui aboutit à l’approbation par les parties contractantes. En l’absence d’un workflow, l’étape de l’approbation peut connaitre des retards notables dus aux difficultés d’insertion des modifications relatives à la négociation du contrat. Pour y pallier, les négociations comme les approbations peuvent être directement reportées sur le logiciel CLM en conformité avec des contrats aux critères déjà approuvés.
La signature du contrat
Avec la gestion du cycle de vie des contrats, les procédés de signature sont moins exigeants que dans une gestion manuelle. En effet, le canal électronique qu’offre le CLM facilite la finalisation des termes contractuels. De même, chaque partie peut avoir assez rapidement accès à la copie de l’accord, ce qui accélère le processus d’exécution.
Un stockage centralisé
La signature des termes du contrat rend complet le document qui est susceptible d’être archivé. Mais plus qu’une simple mise en ordre, l’archivage est un stockage structuré et centralisé des données aux fins de rendre l’accès rapide et instantané. Cela rend compte de la meilleure visibilité dont jouissent les contrats.
Pour les entreprises qui ont à charge plusieurs contrats, le CLM est une solution plausible pour avoir un regard panoramique sur l’ensemble des dossiers. Le stockage des données permet de gagner du temps dans la recherche des données contractuelles relatives aux différentes marques. Cela est rendu possible par l’archivage intelligent des données.
Le suivi du contrat
Le stockage structuré et centralisé permet une vue globale sur les contrats, mais aussi une attention particulière aux échéances de chaque contrat. En effet, le Contract Lifecycle Management intègre un système d’alerte et de notification des termes du contrat à l’approche des dates d’échéance.
Le suivi du contrat s’avère aussi important dans les réajustements structurels à apporter à la version co-signée et stockée sur les plateformes CLM. Il est en effet plus facile de se référer à la version stockée et gérer en fonction des situations, les modifications, renouvellements, résiliations et objectifs de performance liés au consensus du document.
Une réduction du papier et de l’encre
Le stockage et la centralisation des contrats peuvent être considérés comme une solution écologique. En effet, l’utilisation du papier et de l’encre est réduite ainsi que les coûts supplémentaires qu’elle génère avec le système CLM. Les avantages qui y sont liés sont entre autres :
- un coût de possession (TCO) réduit ;
- un gain de visibilité grâce aux tableaux de bord ;
- un gain de temps ;
- une réduction des dépenses de copies de contrat ;
- une piste d’audit complète, etc.
Une transparence tout au long du processus
Une plateforme de Contract Lifecycle Management donne la garantie d’une transparence totalement avérée. Grâce au système et à sa sécurité, les termes de contrat ne sont pas susceptibles d’être biaisés. Cette transparence est la valeur qui joue en faveur de la conformité de l’exécution du contrat avec les termes prédéfinis.
Avec une base de données commune, les collaborateurs sur un contrat ont tous accès au même type d’information à contrario de la gestion manuelle où les données pouvaient être dispersées sur différents supports de stockage tels que différents disques durs, clés, ordinateurs ou comptes drive. Ce qui peut engendrer un défaut de communication et de compréhension surtout quand le contrat évolue dans sa forme et que tout le monde ne possède pas la version finale.