Logiciels de gestion de contrats : les meilleurs outils

avocat spécialisé en droit des marques

Les logiciels de gestion de contrats font références aux outils qui permettent l’automatisation des divers processus de la vie d’un contrat. Cela s’étend de la création de nouveaux contrats, en passant par le stockage dans une base de donnée et le suivi des documents déjà existants et jusqu’à la gestion des conditions des contrats comme son renouvellement ou sa résiliation. Il est important pour une entreprise de se doter des bons outils afin d’assurer la bonne gestion des contacts et tout ce qui s’y rapproche.

 

Un logiciel de gestion de contrats sécurisé.

Ceci est particulièrement important en matière de contrats juridique qui contiennent généralement des données au caractère confidentiel. Il est donc essentiel que ces données soient stockées en lieu sûr. Les grandes entreprises sont déjà passées depuis longtemps aux solutions numériques de stockage pour la gestion des contrats. Cela permet une meilleure efficacité et productivité. Cependant, aujourd’hui encore certaines entreprises s’appuient encore trop souvent sur des supports papier rangés dans des classeurs ou sur un classement d’e-mails parfois désorganisé. En plus de ralentir la gestion, ces méthodes ne permettent pas de garantir une bonne sécurité aux contrats. En plus des failles de sécurité que cela représente, de nombreux paramètres comme la vérification des versions, le suivi des dates clés et le respect des jalons risque d’être oublié au risque de conséquences importantes. En théorie, le stockage peut sembler être une tâche simple mais face à la quantité de documents, il est facile d’y perdre pied. Un outil de stockage est donc un atout indispensable dans un logiciel de gestions de contrats juridique ou d’autres types.

 

Un rôle important dans la gestion de la relation avec vos clients.

Comme expliqué dans cet article Wikipedia, La gestion manuelle des contrats est devenue au fil des années une pratique obsolète. Ce qui pousse les gestionnaires de contrats à se tourner vers des outils plus modernes. Aujourd’hui continuer une gestion manuelle risquerait de générer des retards des personnes impliquées et d’interrompre brutalement le bon déroulement d’un contrat. Les gestionnaires optent ainsi aujourd’hui pour des outils de workflow de contrats automatisés. Le logiciel fournit ainsi une automatisation des tâches de travail à réaliser en mobilisant les personnes compétentes au bon moment avec des rappels programmés. Ce flux de travail intelligent permet aux gestionnaires de contrats de rester pro-actif tout au long de la durée de vie d’un contrat. Ainsi il devient quasiment impossible de manquer des étapes essentielles comme les renégociations et autres démarches contractuelles. En optant pour un outil d’alertes automatisées supervisé par un logiciel intelligent permet de ne plus laisser passer une date clé, en particulier pour ce qui touche aux contrats juridique.

 

La possibilité de signer et compléter les documents électroniquement.

Tout gestionnaire de contrats connaît parfaitement le problème que représentent les signatures manuelles. L’obtention de signatures manuelles peut parfois s’avérer être un véritable casse-tête. Arriver à avoir en personne un dirigeant toujours occupé peut devenir une tâche extrêmement difficile. Absence, déplacement, télétravail, les raisons sont multiples et obtenir une signature en temps et en heures devient un véritable défi. La signature électronique ou dématérialisée est sans aucun doute un des outils le plus important dans la gestion de contrats. La signature manuelle dans un monde ultra connecté est devenue totalement obsolète, il est devenu indispensable de se munir d’un logiciel proposant cette option.