Chaque entreprise traite quotidiennement des dizaines voire des centaines de documents. Ce peut être de simples papiers commerciaux, brochures, courriers internes, publicités ou des documents dits officiels comme des factures et des devis. En effet, que vous traitiez avec des clients ou des partenaires commerciaux tels que des fournisseurs, vous serez, tôt ou tard, obligé de délivrer des documents administratifs et comptables. Pour se faciliter la tâche et gagner du temps, certaines organisations investissent dans un cachet d’entreprise. Mais alors, quelle est la valeur juridique de ce cachet ? Quelles mentions obligatoires doit-on inscrire dessus ? Autant de questions auxquelles nous allons tenter de répondre !
Le cachet d’entreprise : définition
La création d’entreprise est une étape fastidieuse qui peut, à bien des égards, décourager les porteurs de projet les moins expérimentés. Et cela n’est rien en comparaison des nombreuses obligations légales qui incombent à l’entrepreneur une fois la société établie. En effet, chaque jour qui passe doit faire l’objet d’un soin particulier, notamment pour tout ce qui concerne les obligations administratives et comptables. En effet, en fonction de la nature de votre activité, il est fort possible que vous ayez besoin de délivrer des devis ainsi que des factures à vos clients et fournisseurs.
En d’autres termes, vous devrez nécessairement transmettre, tôt ou tard, des documents officiels à des tiers : particuliers, professionnels, administration, etc. C’est pourquoi de nombreux entrepreneurs optent pour le tampon encreur personnalisé appelé aussi cachet d’entreprise qui permet d’apposer, en quelques secondes, un certain nombre d’informations légales sur ces documents officiels.
Il agit comme un sceau de reconnaissance, et n’a, à proprement parler, aucune distinction juridique. Pourtant, certains organismes et administrations l’exigent encore sur certains documents officiels. Qui plus est, l’usage est largement en faveur du tampon encreur ; rares sont les entreprises qui n’en sont pas équipées.
Comment l’obtenir et à quel prix ?
Pour obtenir un cachet d’entreprise, nul besoin d’autorisation spécifique. Ce dernier n’ayant aucune valeur juridique, aucune démarche particulière ne vous sera demandée. Ainsi, si vous n’avez pas le temps de parcourir les différents commerces de votre ville, mieux vaut privilégier internet et commander directement votre tampon encreur personnalisé chez votre marchand en ligne.
Concernant le prix, cela dépend de vos besoins. Avez-vous besoin de plusieurs lignes de textes ? Si oui, combien ? Avez-vous besoin d’une encre de couleur ? Devez-vous intégrer un logo ? etc. Ainsi, en fonction de la taille du tampon, mais aussi des caractéristiques recherchées, le prix peut varier du simple au double. Toutefois, pour vous donner une fourchette de prix, comptez entre 15 et 35 euros d’investissement.
Les mentions légales obligatoires pour les entreprises
Lorsqu’une entreprise décide de se munir d’un tampon encreur, elle doit y faire figurer certaines mentions obligatoires qui varient en fonction du type d’entreprise. En effet, que l’on soit inscrit en microentreprise ou en société, les mentions obligatoires du cachet diffèrent. C’est aussi le cas en fonction de l’usage de ce dernier : selon qu’il est destiné à un usage interne — c’est-à-dire pour des documents de l’entreprise — ou à un usage externe — c’est-à-dire pour des clients, organismes, fournisseurs, etc.
En tout état de cause, nous pouvons nous accorder sur quelques éléments d’informations indispensables pour une bonne identification de votre entreprise. En effet, vous devez impérativement transmettre :
- Le nom de l’entreprise, appelé aussi la dénomination sociale ;
- L’adresse complète du siège social de votre société, soit le nom et le numéro de la rue, le code postal ainsi que la ville ;
- Les coordonnées de la société : numéro de téléphone, fax, mail, site internet ;
- Le montant du capital social
- Le numéro d’immatriculation de votre société : RCS, et numéro SIRET
- Le numéro de TVA intracommunautaire ;
- Le statut juridique de votre société : SARL, SA, etc.
Libre à vous, ensuite, de rajouter d’autres éléments comme les horaires d’ouvertures de votre entreprise, un logo, un slogan… Par ailleurs, si le siège social de votre entreprise est domicilié à l’étranger, il faudra naturellement le signaler sur le cachet de votre entreprise en indiquant le numéro d’immatriculation donné par l’État où se trouve votre siège.
Le tampon encreur est-il indispensable ?
D’un point de vue légal, disposer d’un tampon encreur n’est pas obligatoire. Toutefois, en raison de ses nombreux avantages, la majorité des entreprises font le choix d’en détenir un.
Le cachet d’entreprise est pratique
Certaines entreprises, notamment celles ayant une activité commerciale, délivrent des dizaines de devis et factures par jour. Même s’il est possible de tout faire à la main, la perte de temps est colossale, de même que le taux d’erreurs humaines, et cela sans compter les pics d’activité dus aux divers événements commerciaux de l’année qui peuvent doubler le travail. Ainsi, pour éviter de répéter les mêmes informations sur des dizaines de documents, le recours au cachet d’entreprise est fréquent. En effet, en quelques secondes seulement, il peut être apposé sur chacun des documents officiels. Le temps gagné pourra ainsi être mis à contribution pour d’autres tâches professionnelles génératrices de chiffres d’affaires.
Renforcer son image de marque
Largement reconnu dans le domaine professionnel, le cachet d’entreprise donne davantage confiance qu’une simple inscription manuscrite sur un document officiel. Cela renforce donc votre crédibilité et améliore, par la même occasion, votre image de marque auprès de vos clients et partenaires commerciaux. Qui plus est, en inscrivant très clairement les informations de votre société, vous jouez la carte de la transparence, et permettez une identification immédiate de votre activité. Nul doute que ce point devrait rassurer vos partenaires et les inciter à continuer de travailler avec vous.
En guise de conclusion, bien que le tampon encreur d’entreprise n’ait aucune valeur légale, sachez que toute entreprise qui omettrait une des mentions obligatoires citées ci-dessus pourrait être sanctionnée sous l’effet de l’article R123-237 du Code du Commerce. En effet, en cas de non-respect des dispositions prévues par la loi, les entreprises encourent une contravention de 4e classe pouvant aller de 90 à 400 euros.