Loin d’être une contrainte juridique, le Règlement Général sur la Protection des Données permet aux entreprises et à tous les organismes d’évaluer l’usage des services numériques et de vérifier que les données personnelles sont parfaitement sécurisées. Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, ces établissements sont tenus de se conformer à ces nouvelles obligations. Dans cet article, vous trouverez les étapes à suivre pour réussir la mise en conformité.
Qu’est-ce que la mise en conformité au RGPD ?
Pour bien comprendre le concept de la mise en conformité au Règlement Général sur la Protection des données, il faut prendre connaissance des principes qui le constituent. Le RGPD se compose de cinq grandes catégories relatives à la sécurité des données personnelles :
- La finalité : Pour enregistrer et exploiter les informations personnelles, il faut justifier cet usage par un objectif probant mais aussi légal.
- La sécurité : Les données doivent rester confidentielles.
- La proportionnalité : Les informations rassemblées doivent être pertinentes et primordiales pour réaliser le traitement.
- Le respect des droits des personnes : Toute personne physique est en droit de protéger ses informations personnelles.
- Une période de conservation limitée : Les informations ne peuvent pas être gardées pour une période illimitée. La durée de conservation doit être préalablement prédéfinie.
Pour garantir le bon déroulement du processus de mise en conformité, il est vivement conseillé de faire appel à un cabinet de conseil spécialisé en RGPD. Un consultant RGPD sera désigné pour vous fournir un accompagnement sur-mesure et vous aider à adapter vos techniques de traitement des données au règlement mis en vigueur.
Les obligations du RGPD et les personnes concernées
Il s’agit de mettre en place une stratégie finement pensée pour veiller au respect des règles inhérentes au règlement lors du rassemblement et du traitement des données personnelles. Le recours à un cabinet de conseil RGPD est très utile pour élaborer une approche astucieuse en phase avec les principes du règlement. Selon l’article 4 du RGPD, ces informations concernent une personne physique, « identifiable » ou « identifiée ». Les sujets chargés du traitement doivent honorer l’obligation de confidentialité conformément à l’article 5.
La mise en conformité est une approche évolutive et dynamique. Ainsi, les organismes et les entreprises sont tenus de réaliser un travail de réévaluation de façon régulière pour s’assurer que les mesures mises en place sont en phase avec ces nouvelles règles.
Le troisième article du règlement définit clairement les domaines d’application du RGPD. Il s’agit des organismes dont le travail requiert la collecte et le traitement des données personnelles. Ces établissements, publics ou privés, doivent exercer dans l’un des pays de l’Union Européenne. De plus, leur activité doit s’adresser aux personnes qui résident en Europe. Le RGPD s’applique aussi aux sous-traitants qui sont amenés à traiter des informations personnelles pour les soumettre à d’autres établissements ou entreprises.
La mise en conformité au RGPD : mode d’emploi
Pour mettre en œuvre le processus de conformité au RGPD, il faut entreprendre plusieurs actions, à commencer par la constitution d’un registre de traitement des données. Ce dernier est conçu pour aider les organismes concernés à avoir une vue globale sur les informations collectées. Il permet d’identifier les activités majeures de l’entreprise qui exploite ces données personnelles. Le registre doit être tenu par un spécialiste en data management. Ce délégué à la protection des données a pour mission de réaliser des mises à jour régulières. Plus concrètement, il va créer une fiche pour chacune des activités répertoriées en fournissant les détails suivants :
- L’objectif de la collecte et du traitement des informations ;
- Les catégories des données exploitées ;
- Les sujets autorisés à accéder à ces informations ;
- La durée de conservation des informations personnelles.
Dans le cadre d’une data gouvernance, autrement dit des conventions régissant la collecte et l’utilisation des données, il faut garder contact avec toutes les personnes exerçant au sein de l’entreprise et autorisées à traiter les informations personnelles. Ces mesures assurent une meilleure tenue du registre.
La deuxième étape consiste à trier les données. En effet, l’entreprise a pour obligation de ne collecter que les données requises au traitement. La limitation est indispensable pour des raisons de confidentialité et de sécurité. C’est pourquoi seules les données nécessaires au travail effectué au sein de l’entreprise peuvent être exploitées et soumises au traitement. Ces informations ne doivent pas être identifiées comme particulièrement sensibles et ne peuvent être accessibles que par des personnes dotées des compétences requises pour pouvoir effectuer ce type de traitement. De plus, l’organisme ne peut pas conserver ces données au-delà d’une durée prédéfinie.
La troisième étape est de faire respecter les droits des personnes. Le règlement étant conçu pour sécuriser leurs données personnelles, il doit également leur garantir certains droits : le droit d’accès, d’opposition, de rectification et de limitation du traitement. La personne chargée de l’exploitation des informations doit appliquer quelques mesures dans le but de faire respecter ces droits. Il est aussi tenu de vérifier que les personnes concernées ont donné leur accord pour la collecte de leurs données personnelles. Ces vérifications doivent avoir lieu avant de commencer à recueillir ou à exploiter ces informations confidentielles.
Pour finir, la quatrième action de mise en conformité au RGPD s’inscrit dans un objectif de sécurisation des données. Le responsable doit intervenir pour s’assurer que les informations sont exploitées avec précaution, le but étant de réduire les risques de perte et de piratage. La sécurité des informations personnelles obéit au principe de confidentialité, d’intégrité et de disponibilité.