Les temps où il fallait envoyer des fax ou des courriers par la Poste est révolu. A l’ère du tout numérique, l’utilisation du papier en entreprise a considérablement baissé. Désormais, la majorité des correspondances s’opèrent en mode digital, généralement par mail.
Qu’est-ce que le format PDF ?
Le terme PDF est l’acronyme du mot anglais « Portable Document Format ». Il peut se traduire par « format de document portable ». Il s’agit d’un langage de description de page lancé en 1992 et qui a reçu la norme ISO en 2008. Ce format a rapidement séduit les utilisateurs puisque l’on compte actuellement plus de 2 500 milliards de PDF dans le monde ! Pour transformer un document excel ou word en document PDF, il suffit souvent de l’enregistrer en sélectionnant le format PDF. Mais le principal avantage du PDF est qu’il conserve la mise en page originale du document, aussi bien lors de l’affichage sur écran que pendant l’impression. De plus, il est compatible avec tous les systèmes d’exploitation, qu’il s’agisse de Windows, de Mac ou encore d’UNIX. Quel que soit le type d’ordinateur qui a créé le fichier PDF, il sera lu et imprimé à l’identique sur un autre ordinateur. Les éventuelles modifications ou corrections ne peuvent apparaître que sous la forme de notes ou de champs de textes, par-dessus le document initial. Cette inaltérabilité en fait le format de document idéal pour une signature électronique pdf.
Des documents dits « inaltérables »
L’utilisation du PDF permet à une entreprise d’échanger des documents de façon plus sûre, puisque c’est exactement la même version qui est envoyée et réceptionnée. Après avoir été généré, le document en PDF ne peut être modifié. On privilégie donc ce format pour les correspondances commerciales (les contrats, les devis, les factures…), qui ne pourront donc être contestés. Cette technologie fiable garantit l’intégrité des fichiers échangés. Pour toutes ces raisons, le format PDF est conseillé pour la signature électronique de toutes sortes de contrats, notamment dans le domaine de l’immobilier (actes de vente) ou pour les marchés publics.
Les avantages de la signature électronique
Le fait d’apposer une signature électronique pdf sur un document présente un certain nombre d’avantages : l’émission de la signature est rapide, elle ne nécessite aucune impression papier et est entièrement sécurisée si toutefois elle intervient dans le cadre de la réglementation stricte, établie par l’eIDAS. Les deux parties doivent en effet utiliser un logiciel de signature électronique sécurisé et obtenir un certificat électronique fourni par un tiers de confiance garantissant son identité numérique. L’ensemble des échanges doivent se faire par l’intermédiaire dudit logiciel, qui permettra, si besoin de faire apparaître le sceau du tiers de confiance, sur les documents qui doivent avoir une valeur juridique. Une fois les documents signés, ils devront être conservés au moins pendant une durée de 10 ans. En conclusion, un document PDF avec une signature électronique possède une valeur légale identique à un document papier pour lequel les signatures ont été légalisées auprès des autorités administratives.