télé-travail : comment encadrer ses employés ?

Le travail à distance est en augmentation partout dans le monde. Bien que la possibilité de travailler en dehors des locaux soit née il y a déjà quelques décennies, elle n’est devenue populaire que maintenant (mesures sanitaires liées au covid-19). Mais est ce que faire du télé-travail est une solution productive pour les employeurs ? Quelles sont les meilleures stratégies (organisation) pour être productif dans ce type de travail ?

Le télé travail ou le travail à distance

Le nombre des salariés ayant opté pour le télétravail (ou le travail à domicile) a augmenté ces dernières années. Cela est dû à un changement de paradigme culturel dans lequel les entreprises ne considèrent plus que seul l’environnement traditionnel du bureau peut être considéré comme un lieu de travail approprié. En France pourtant, en général, seuls les travailleurs indépendants (free-lanceur) optent pour ce type d’organisation. 

Il a pourtant été constaté que le travail à distance permet de réduire les coûts organisationnels et d’augmenter la productivité et la qualité de vie des employés. En effet, le travail à domicile permet pour les entreprises, si les salariés sont redéployés chez eux de faire des économies sur: la locations des locaux pour bureaux, les frais des prestataires pour le ménage et l’entretien des bureaux, les frais d’électricité et bien d’autres.  

Les avantages du travail à distance pour le salarié sont tout aussi nombreuses. D’abord, le télétravail permet de réduire le coût de la maisonnée en supprimant les charges de transport. Ensuite, il y a le gain du temps de trajet. Après, il y a plus de marge dans la conception de l’emploi du temps. Dans la pratique il lui faut certes investir dans un poste de travail adéquat (chaise, bureau, …)  pour avoir une organisation optimale au domicile. 

5 conseils pour aider vos employés à être productifs pour le travail à domicile

Comme vous pouvez le constater, le télétravail est une pratique qui, peut être très bénéfique tant pour les employeurs que pour les employés. Toutefois, pour qu’il fonctionne correctement, il faut une période d’adaptation, d’organisation, faire preuve d’une certaine prudence, et mettre en place un cadre (charte) de travail et de bonne conduite.

Bien que chaque entreprise exige l’exécution de tâches distinctes, il existe quelques conseils qui contribuent à ce que les travailleurs de différents secteurs d’activités s’adaptent plus rapidement au travail à distance et obtiennent une plus grande efficacité dans leurs livraisons.

  • Installer un poste de travail

Bien qu’il soit tentant pour un salarié de faire son travail au lit ou sur le canapé, ces endroits ne sont pas recommandés pour le travail à domicile. Pour ceux qui n’ont pas d’espace de travail, il est préférable et plus pratique de détourner de sa fonction la table de la salle à manger, par exemple.

Dans ce cas, il est recommandé au télétravailleur de faire quelques ajustements pour rendre l’espace plus adapté à sa fonction. Investir dans un fauteuil confortable et un bon éclairage en sont quelques exemples. Cela permettra à l’employé de se sentir dans un environnement plus sérieux, d’éviter les distractions et de se déconnecter du travail à la fin de la journée.

  • Définir une routine

Ce n’est pas parce que l’employé ne doit pas se rendre au bureau qu’il ne doit pas garder une routine. Par conséquent, l’idéal serait de définir un calendrier avec le début et la fin de votre journée de télétravail . Après tout, travailler en dehors des locaux et être à la maison peut l’amener à perdre plus facilement la notion du temps, ce qui nuit à l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Un autre conseil précieux, en ce sens, est de changer de pyjama au réveil. Cela peut sembler secondaire, mais c’est une attitude significative qui aide à préparer l’esprit et à assurer une plus grande motivation au travail.

  • Éviter les distractions

Résister à la tentation de s’amuser sur les réseaux sociaux, de regarder la télévision, de jouer avec les animaux domestiques ou de faire des travaux ménagers sont des obstacles majeurs au travail à domicile. Pour éviter que ces distractions ne compromettent la productivité des employés, la solution consiste à instaurer dans la routine quotidienne des petites pauses afin qu’ils puissent se consacrer à des activités qui ne sont pas liées au travail.

  • Le dribble ou “sédentarisme caché”

Le travail à domicile permet non seulement d’éviter les déplacements vers le bureau, mais donne aussi moins de raisons de se lever de son fauteuil pendant la journée. Cependant, rester assis toute la journée est malsain.

Il est donc conseillé de se lever régulièrement pour s’étirer et, de faire une petite promenade autour de la maison toutes les heures. Ces habitudes peuvent accroître le sentiment de bien-être, en plus d’éviter les problèmes circulatoires, le diabète, les maladies cardiaques et autres complications causées par le “sédentarisme caché”. Il est d’ailleurs conseillé d’aménager ses horaires afin d’y inclure une activité sportive. 

  • Maintenir l’alignement avec l’équipe

Pour assurer le bon déroulement du travail à distance via le télé travail il est conseillé de créer des listes de tâches pour chaque employés et de partager le statut de chacune des activités réalisées. Cela permet d’assurer un meilleur alignement entre les équipes et facilite le suivi par l’employeur .

L’importance de préserver la culture organisationnelle au sein du bureau principal

La culture d’entreprise doit régir tous les processus dans l’ entreprise, que les employés travaillent au bureau dans les locaux ou à domicile. Le rôle du gestionnaire de l’entreprise, est de rester présent et de s’assurer que toutes les activités effectuées soient conformes aux normes et aux valeurs de l’organisation. Voici quelques mesures qui peuvent vous aider dans cette mission !

– Mettre en place un flux de communication continu

La mise en place d’outils de communication efficace, est la clé pour maintenir le climat organisationnel et consolider les liens qui constituent la culture d’une entreprise. Après tout, c’est à partir de là que le gestionnaire fait des alignements, donne des informations en retour, dissipe les doutes, guide ses employés, etc.

Et dans le lieu  de travail principal (siège ou bureaux de rattachement), elle ne peut pas être laissée de côté. Pour que la communication reste efficace, même à distance, il est important d’explorer les outils technologiques et d’adapter l’utilisation de chacun d’entre eux au quotidien des équipes. L’échange régulier de courriers électroniques, les appels vidéo, l’envoi de messages via des applications de communication instantanée et l’utilisation d’outils pour organiser le flux des tâches sont d’excellentes alternatives pour que tout le monde soit toujours en contact. Avec un logiciel intégrant une baseline par exemple, l’organisation des tâche est plus facile. Cela permet de faire passer une information en temps réelle (système de tchat), offre plus de sécurité  et de contrôle pour les données sensibles.

– Encourager l’engagement des équipes

Le travail à distance, s’il n’est pas bien structuré, peut nuire aux performances et à l’engagement de l’équipe. Pour éviter cela, les responsables des Ressources Humaines des entreprises doivent chercher des moyens de maintenir la motivation, la satisfaction et la concentration des employés sur les objectifs. Rappeler le code du travail de temps en temps, les horaires normaux (sans les cas exceptionnels comme la propagation du coronavirus), les règles liés au travail ou à l’ activité du salarié (confidentialité, discipline, …) ce que stipule le contrat, peut aussi être nécessaire.

Être disponible pour résoudre les problèmes, suivre la routine de l’équipe, reconnaître le travail des employés et encourager les talents sont d’excellents moyens de traiter la question.

Offrir un soutien émotionnel

Dans le contexte particulier actuel avec la propagation du covid-19 et les mesures y afférents: passage abrupt au travail à distance. Il est fréquent que les employés se sentent perdus et soient confrontés à des situations atypiques dans leur routine. La difficulté de répartir l’attention entre le travail, la vie (droit, obligation, corvée) afférente au domicile  et les soins aux jeunes enfants peut ruiner l’emploi du temps de la semaine.

Il appartient alors au manager de l’entreprise de faire preuve d’empathie et d’offrir un soutien émotionnel. L’écoute active des préoccupations des employés (droits s’il y a un accident en dehors du bureau alors qu’on est en télé travail) et l’aide à surmonter l’insécurité sont des points clés pour le succès du bureau à domicile. 

Adhérer aux obligations né du télétravail (ou travail à distance) peut être difficile ! La mise en place d’un bureau ou d’un poste pour la gestion social des salariés par l’employeur peut devenir une nécessité. Rappeler les droits et obligations du télétravailleur, effectuer un contrôle et rappeler les modalités convenus dans le contrat passés avec l’entreprise. Gérer les droits du télé-travailleur en cas d’accident, faire passer toutes  informations liés aux mesures de sécurité, … faire le travail d’assistant social de l’entreprise sont nécessaire pour la gestion de salariés affecté au télé travail.